4. Raad van Toezicht

Hieronder treft u een korte samenvatting van het Toezichtsrapport van de Raad van Toezicht (RvT) aan. De bevindingen over 2023 zijn input voor de speerpunten, waar de RvT zich verder in zal verdiepen en haar beoordeling over 2024 mede op zal richten.

De RvT heeft in 2023 bijeenkomsten gehouden met de verschillende gremia van het pensioenfonds. Daarnaast hebben leden van de RvT vergaderingen van het Bestuur en van de commissies bijgewoond. De klankbordsessies met het Dagelijks Bestuur die in 2019 zijn gestart heeft de RvT ook in 2023 voortgezet. Ook zijn er in 2023 bijeenkomsten geweest met het Verantwoordingsorgaan (VO).

De RvT heeft zich een beeld kunnen vormen over de gang van zaken in het pensioenfonds door zich ook te verdiepen in de uitgebreide schriftelijke informatiebronnen. Hierbij heeft het bestuurdersportaal iBabs als basis gefungeerd. Daarnaast is op verzoek van de RvT door het Bestuur additionele informatie verstrekt over relevante onderwerpen.

Gedurende het jaar hebben de voorzitter van het Bestuur en de voorzitter van de RvT enkele malen telefonisch contact gehad. Dit vond plaats op initiatief van beide voorzitters, en soms naar aanleiding van bijzondere ontwikkelingen. De overige RvT-leden zijn op de hoogte gesteld van het besprokene.

In 2023 is de RvT door het Bestuur gevraagd verschillende goedkeuringen op bestuursbesluiten en verklaring van geen beletsel voor benoemingen af te geven. De RvT heeft geen aanleiding gezien haar zelfstandige rechten in te roepen.

De RvT heeft goedkeuringsrechten op enkele bestuursbesluiten en een zelfstandig recht op het opschorten of ontslaan van bestuurders bij disfunctioneren. De RvT ziet toe op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het Bestuur en legt verantwoording af over de uitvoering van de taken en bevoegdheden aan het VO, de werkgever, en in het jaarverslag. Daarnaast staat de RvT het Bestuur met raad terzijde en heeft een klankbord-functie. Deze taken en de werkwijze van de RvT volgen uit wet- en regelgeving, de Code Pensioenfondsen en de richtlijnen zoals opgesteld door de beroepsvereniging van intern toezichthouders in de pensioensector, de VITP. Het jaarrapport van de RvT bevat de bevindingen en aanbevelingen van de RvT van het Fonds over het jaar 2023. Tevens bevat het rapport een verantwoording vanuit de RvT over haar taken, bevoegdheden en werkzaamheden in het verslagjaar.

De RvT heeft haar bevindingen aan de hand van 8 thema’s uit de Code Pensioenfondsen weergegeven.

Vertrouwen waarmaken
Het Bestuur maakt het in haar gestelde vertrouwen ook in 2023 waar. Dat blijkt vooral uit adequaat Bestuur, verantwoord beleggingsbeleid en zorgvuldig risicomanagement.

Naar aanleiding van een overeenkomst met sociale partners die eind 2022 tot stand is gekomen zijn de uitvoeringsovereenkomst en pensioenregeling aangepast. Dit is gedaan in voorbereiding op het nieuwe pensioenstelsel en om in deze tijd van hoge inflatie een beter passende indexatie te kunnen verlenen. De indexatie was gemaximeerd op 4% en deze maximering is losgelaten. Een onderdeel van de aanpassing is dat het Fonds per 31 december 2022 is overgestapt naar een nieuw soort pensioenregeling, een collectieve defined contribution regeling. Deze regeling houdt in dat de werkgever voortaan alleen nog verplicht is om de reguliere pensioenpremie te betalen. Dit betekent dat als het financieel minder goed gaat met het pensioenfonds de werkgever geen extra betalingen hoeft te doen. Maar als het goed gaat met het pensioenfonds dan krijgt de werkgever geen geld terug. Daarnaast zijn er afspraken gemaakt in het kader van de financiering van de resterende inkoop voorwaardelijk pensioen (VPL-inhaalpensioen).

Naast bovenstaande aanpassingen zijn er ook afspraken gemaakt in het kader van het nieuwe pensioenstelsel. Dat nieuwe pensioenstelsel wordt geregeld in de Wet toekomst pensioenen (Wtp), deze Wet is vanaf 1 juli 2023 van kracht. De partijen hebben een voorkeur uitgesproken voor de solidaire premieregeling en daarnaast is er een intentie voor invaren uitgesproken.

De RvT heeft vastgesteld dat het Bestuur in 2023 bovenstaande besluiten heeft uitgevoerd en hiervoor een zorgvuldig proces heeft doorgelopen en hier gehandeld heeft in het belang van alle aanspraakgerechtigden. In de loop van 2023 is een dispuut ontstaan over een deel van de overeenkomst met De Nederlandsche Bank (DNB). De RvT heeft dit dispuut kritisch gevolgd en is actief op de hoogte gehouden door het Bestuur over de ontwikkelingen. Daarnaast is er geklankbord met de RvT over dit onderwerp. Het dispuut met DNB dat is ontstaan over een deel van de tripartite-overeenkomst, heeft het beeld van de RvT dat het bestuur een zorgvuldig proces heeft doorlopen in belang van alle belanghebbenden bij het tot stand komen van de tripartite overeenkomst, niet gewijzigd. Ook vindt de RvT dat het bestuur in 2023 zorgvuldig gehandeld heeft in het kader van het dispuut dat met DNB is ontstaan. De RvT is verheugd te constateren dat het Bestuur in de eerste helft van 2024 tezamen met sociale partners tot een oplossing is gekomen, waarmee het dispuut met DNB is opgelost. Met deze oplossing is er nog steeds sprake van de evenwichtigheid die aanwezig was in de eerdere overeenkomst. 

Het Bestuur heeft binnen de kaders van de afspraken tussen de sociale partners, de uitvoeringsovereenkomst adequaat toegepast. Voor de besluiten die het bestuur heeft genomen om de toeslag en het opbouwpercentage voor 2024 vast te stellen heeft het Bestuur een zorgvuldig proces doorlopen en waar nodig beleid aangepast.

Het Bestuur legt verder adequaat verantwoording af aan het VO en de RvT. Beide gremia worden goed betrokken bij belangrijke dossiers, en regelmatig (informeel) bijgepraat over relevante ontwikkelingen. Bovendien worden leden van het VO en de RvT uitgenodigd voor deelname aan strategische sessies met het Bestuur.

Het Bestuur volgt voor evenwichtige belangenafweging de in 2021 vastgestelde richtsnoeren evenwichtigheid beleidsbesluiten. Met het vaststellen van de richtsnoeren heeft het Bestuur invulling gegeven aan de in de wetgeving weergegeven open norm voor evenwichtige belangenafweging. Met betrekking tot evenwichtige belangenafweging zijn, opbouwpercentage en toeslagen ieder jaar weer belangrijke onderwerpen en de besluiten van deze onderwerpen kunnen niet meer losgezien worden van de besluitvorming rond de pensioenhervorming.
Het Bestuur betrekt dit verband ook in de evenwichtige belangenafweging. De RvT wil het Bestuur meegeven dat er in Nederland een trend waarneembaar is, waarbij de eisen ten aanzien van de (kwantitatieve) onderbouwing en vastlegging van de evenwichtige belangenafweging alleen maar toeneemt. Het Bestuur is zich hier terdege van bewust.

Het Bestuursbureau heeft zich in 2023 verder gevormd. In 2023 is door het Bestuur geconstateerd dat de meest effectieve taakverdeling en samenwerking tussen Bestuur en Bestuursbureau nog niet helemaal uitgekristalliseerd is. De RvT herkent de constatering van het Bestuur en zal de maatregelen die het Bestuur neemt om te komen tot een effectieve taakverdeling en samenwerking met het Bestuursbureau volgen en wanneer aan de orde hierover klankborden met het Dagelijks Bestuur en/of het Bestuur.

Het beleggingsbeleid is in meerdere opzichten verantwoord vormgegeven. Brede spreiding van de beleggingsportefeuille zorgt voor vermindering van risico’s. Door middel van adequaat risicomanagement wordt bewaakt dat de uitvoering van het beleggingsbeleid binnen de gestelde kaders blijft. De beleggingscommissie kenmerkt zich door ervaring en deskundigheid alsook door scherpte in de relatie met de fiduciair beheerder, die als actieve sparring partner optreedt. De RvT constateert voorts dat het Bestuur blijk heeft gegeven van gezonde countervailing power richting de beleggingscommissie. Gegeven de breedte en diepte van de portefeuille acht de RvT het belangrijk dat, gezien de diverse wisselingen in het Bestuur, de beleggingsexpertise voldoende geborgd blijft zowel in de beleggingscommissie als – ten behoeve van de countervailing power - bij het deel van het Bestuur dat geen zitting heeft in de beleggingscommissie. De RvT constateert dat het Bestuur hier aandacht voor heeft.

Naar aanleiding van het ingaan in 2023 van de nieuwe CDC-regeling heeft het Bestuur een aanvangshaalbaarheidstoets uitgevoerd waarvan de uitkomsten zijn afgestemd met de RvT. Voorts is een ALM-studie uitgevoerd ter herijking van het strategisch beleggingsbeleid. Belangrijkste aanpassing is de toepassing van een hogere rentestaffel (50-80%), wat de neerwaartse risico’s bij een dalende rente beperkt. Dit betekent ook dat de kans op een lage dekkingsgraad op het moment van invaren verminderd is. De RvT vindt dat het proces om tot een nieuw strategisch beleggingsbeleid te komen zorgvuldig is doorlopen. 

Maatschappelijk verantwoord beleggen (MVB) staat hoog in het vaandel. De onverminderd hoge positie van pensioenfonds PostNL in de VBDO-benchmark (6^e plek) is daar een mooie bevestiging van. Behoud van een dergelijke positie is alleen mogelijk bij blijvende doorontwikkeling van het MVB-beleid, waar het pensioenfonds zich ook van bewust en continu mee bezig is. In 2023 is het MVB-beleid geëvalueerd. Dit is naar de mening van de RvT een grondig proces geweest, waarbij met input van een extern bureau verbeterpunten zijn geïdentificeerd, het gehele Bestuur betrokken is geweest en het VO is meegenomen. De evaluatie heeft geleid tot een aangescherpt MVB-beleid, waarbij dit een op zichzelf staand document is geworden dat ook als zodanig op de website geplaatst kan worden. Vaststelling staat voor begin 2024 op de agenda. Voorts is in 2023 een MVB-risicoraamwerk vastgesteld, dat in 2024 verder aangescherpt zal worden. De RvT heeft waardering voor de voortdurende ambitie van het Bestuur op het vlak van MVB.

In 2023 heeft het Bestuur geconstateerd dat het risicomanagement inmiddels op zodanig niveau functioneert, dat een afzonderlijke risicobeheercommissie geen toegevoegde waarde meer heeft. Deze is dan ook met ingang van 1 januari 2024 opgeheven. Voorts is de rol van sleutelfunctiehouder risicobeheer per die datum overgegaan naar een ander bestuurslid. De RvT is meegenomen in deze besluitvorming en begrijpt de overwegingen, maar heeft ook meegegeven dat er scherp op gelet moet worden dat het risicomanagement in de nieuwe constellatie ten minste op peil blijft. De RvT zal dit in 2024 monitoren.

Verantwoordelijkheid nemen
Het Bestuur heeft ook in 2023 goed gereageerd op ontwikkelingen binnen en buiten het Fonds.
De belangrijkste ontwikkeling betreft de transitie naar een nieuwe regeling conform de pensioenhervorming. Het bestuur neemt een actieve rol in de (programmatische) aansturing van de transitie, het overleg met sociale partners en de afspraken met de pensioenuitvoeringsorganisatie. Een uitgebreide ALM-studie is in gang gezet en vorm input voor het gesprek met sociale partners. En legt de basis voor evenwichtige besluitvorming in 2024.  

Integer handelen
Er is voldoende aandacht voor integriteit en naleving van de gedragscode. Het integriteitsbeleid en de gedragscode zijn in 2023 herzien. Door het integriteitsbeleid regelmatig te evalueren en aan te passen wanneer nodig borgt het Bestuur dat alle verbonden personen op alle niveaus handelen in overeenstemming met maatschappelijk geaccepteerde waarden en normen in het algemeen, met de specifieke waarden en normen die gelden voor het Fonds. Door de gedragscode met een regeling voor het melden van vermoeden van misstanden en de incidentenregeling die op basis van het beleid zijn vastgesteld periodiek te evalueren neemt het Bestuur haar verantwoordelijkheid. Het Bestuur gaat alert om met schijn van belangenverstrengeling door iedere bestuursvergadering te vragen naar een eventuele melding voor tegenstrijdige belangen en eens per twee jaar bij de behandeling van SIRA stil te staan bij concrete situaties die het Bestuur als (schijn van) belangenverstrengeling beschouwt en deze te blijven monitoren. Ook wanneer er aanleiding toe is gaat het Bestuur hierover met elkaar het gesprek aan. Er zijn momenteel geen verbonden personen aangewezen als insider. Jaarlijks wordt bekeken of er verbonden personen als insider aangewezen moeten worden. Voor transacties in PostNL-effecten geldt dat alle verbonden personen deze vooraf moeten voor leggen aan de voorzitter van het Bestuur. Verder heeft het Bestuur een compliance officer aangesteld.

Jaarlijks wordt er een SIRA opgesteld die wordt voorbereid in de risicobeheer commissie.

Op 15 december 2023 is de SIRA in het Bestuur besproken en vastgesteld.

Kwaliteit nastreven
De RvT observeert dat het Bestuur evenals in eerdere jaren kwaliteit nastreeft in de dienstverlening aan de aanspraakgerechtigden.

Zorgvuldig benoemen
In 2023 hebben er 2 herbenoemingen plaatsgevonden. Bij (her)benoemingen is er aandacht voor zowel geschiktheid als ook voor competenties en complementariteit in het Bestuur. De RvT is formeel en informeel goed betrokken bij (her)benoemingen.

Daarnaast heeft het bestuur oog voor de samenhang in de personele wisselingen in de verschillende gremia van het fonds. Verder is er aandacht voor doorstroming vanuit de sponsor bij benoemingen.

Gepast belonen
In 2023 is de herziening van het beloningsbeleid van het Fonds omdat de vte-score (door het dalen van het vermogen onder de grens van 10 miljard) gedaald is. De daling van de vte-score heeft effect op de mogelijkheden van bestuursleden om, naast het Fonds, andere bestuurlijke werkzaamheden te verrichten en dus op de verdiencapaciteit. Het VO heeft het Bestuur bij herziening van het beloningsbeleid naar aanleiding van de gestegen vte-score vanwege de stijging van het vermogen van het Fonds boven de 10 miljard grens geadviseerd het beloningsbeleid te herzien wanneer de vte-score daalt. De RvT heeft vastgesteld dat het Bestuur bezig is het Beloningsbeleid te herzien. Dat besluit zal genomen worden in 2024. Op dit besluit is het VO adviesgerechtigd en heeft de RvT een goedkeuringsrecht.

Toezicht houden en inspraak waarborgen
De RvT en het VO worden actief betrokken bij instemmings- en goedkeuringsplichtige onderwerpen. Ook worden de RvT en het VO regelmatig bijgepraat over lopende, voor het Fonds relevante onderwerpen, door de voorzitter of het DB van het Bestuur.

Vier keer per jaar is er een klankbordsessie tussen RvT en DB. Voorts is er in het derde kwartaal een klankbordsessie met het volledige Bestuur gehouden. Deze is zowel door Bestuur als RvT als nuttig ervaren.

Naast de reguliere overleggen tussen RvT en VO is er een overleg op kwartaalbasis tussen de voorzitters van beide organen. Dit draagt bij aan de uitwisseling van informatie en beelden.

De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel brengt complexe materie en bovendien verzwaarde adviesrechten voor het VO met zich mee. Om een goede inspraak te blijven waarborgen is kennisvermeerdering en waar nodig het inwinnen van onafhankelijk specialistisch advies van belang. De RvT ziet dat het VO zich hier terdege van bewust is en zich goed voorbereid op de verzwaarde adviesrechten in verband met de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel.   

De RvT neemt waar dat het VO betrokken wordt bij alle fasen van het project pensioenhervorming. Het Bestuur kan de mening van het VO goed gebruiken in het kader van het evenwichtig afwegen van belangen en het VO beschouwen als vertegenwoordigers van de diverse groepen belanghebbenden bij het fonds. Er moet ook goed oog worden gehouden voor de grote groep slapers; dit kan ondervangen worden door een slaper te benoemen in het VO.  Op deze wijze toetst het bestuur het draagvlak onder de belanghebbenden voor de genomen en te nemen besluiten.

Transparantie bevorderen
Het Bestuur werkt op verschillende manieren aan het bevorderen van de transparantie. De transparantie van het eigen functioneren wordt door het Bestuur gefaciliteerd door beknopte en overzichtelijke verslagen van de bestuursvergaderingen. In de verslagen wordt bovendien op transparante wijze genotuleerd hoe discussies zijn verlopen en waarover verschillen van inzicht bestonden tussen bestuursleden. Daarmee is ook voor de RvT goed te volgen hoe het Bestuur vanuit verschillende inzichten tot besluitvorming komt.

Ook in de verschillende klankbordsessies met het (dagelijks) Bestuur en één op één gesprekken met bestuursleden en sleutelfunctionarissen ervaart de RvT openheid en transparantie. Tijdens kennissessies waarvoor het VO en RvT worden uitgenodigd wordt ook op een transparante wijze informatie gedeeld en discussies gevoerd. De belanghebbenden worden op de hoogte gehouden van de pensioenhervorming en andere actualiteiten via de website, webinars, bijeenkomsten en nieuwsbrieven.

De RvT heeft zich in haar rol in 2023 gericht op een aantal speerpunten. In deze paragraaf geeft de RvT een oordeel over die punten.

Voorbereiding traject ‘Pensioenhervorming’
De RvT en het VO zijn ook in 2023 actief betrokken bij het traject Pensioenhervorming. De RvT wordt periodiek bij gesproken door het DB en er worden voortgangsrapportages gemaakt waarin ook een risicoanalyse met beheersmaatregelen zijn opgenomen. Ook zijn de pensioenhervormingen een onderwerp van gesprek in de overleggen van de RvT met VO. Verder wordt ook het VO bij gesproken door het Bestuur. Ook zijn er kennissessies over de pensioenhervorming waarvoor naast het Bestuur ook het VO en de RvT worden bij uitgenodigd.

De Pensioenhervormingen zijn voor het Bestuur een zeer intensief traject waarbij zij afhankelijk zijn van de besluiten in het kader van de pensioenhervorming van de sociale partners. Via een werkgroep levert het Bestuur de benodigde input aan de sociale partners. Sociale partners hebben eind 2022 een voorkeur uitgesproken voor de solidaire premieregeling en daarnaast is er een intentie voor invaren afgegeven.

De bestuursstukken, notulen, kennissessies en voortgangsrapportage maakt het mogelijk dat de RvT met het Bestuur in casu vaak het dagelijks Bestuur kan klankborden op basis van een blik op afstand. Het Bestuur staat open voor de raad van de RvT.

De uitbestedingspartijen worden gemonitord op de stappen die zij nemen voor het uitvoeren van het nieuwe pensioenstelsel.

Datakwaliteit is ook in 2023 een belangrijk onderwerp voor het Bestuur geweest. De datakwaliteit wordt onderzocht aan de hand van het kader datakwaliteit dat door de pensioenfederatie is opgesteld. Dit kader kent zes fases en fase twee is begin 2024 afgerond. In 2024 zal datakwaliteit een belangrijk onderwerp van het fonds zijn waarbij de planning van werkzaamheden die uitgevoerd moet worden door de pensioenadministrateur helder gemaakt moet worden.

De RvT heeft het beeld dat het traject zorgvuldig wordt opgepakt door het Bestuur en er continu oog is voor adequate risicobeheersing en een evenwichtige belangenafweging.  

Governance
Ook in 2023 heeft de RvT de governance van het fonds als speerpunt gevolgd. De versterking van de governance die al in eerdere jaren in gang was gezet heeft in 2023 een vervolg gekregen.

Een belangrijk onderdeel is dat het bestuur de uitkomsten van de commissie Slagkracht heeft opgepakt. Zo zijn er op verschillende momenten evaluaties van bestuursvergaderingen geweest, waarbij er aandacht was voor de verschillende bestuursstijlen, de gewenste interactie tussen bestuurders en de ondersteuning van het Bestuursbureau. Daarmee zijn het bespreken van de board room dynamics een onderdeel geworden van het besturen van het fonds. Ook de rol van het bestuursbureau is verder versterkt. Hoewel door personele wisselingen in het afgelopen jaar er wel enige vertraging is ontstaan. Desondanks is zichtbaar dat het bestuursbureau nadrukkelijker een rol speelt richting externe partijen en in de kwaliteit van de voorbereiding van besluitvorming door het bestuur. 

De RvT stelt het volgende speerpunt voor in 2024:

Traject Pensioenhervorming:
Hieronder vallen de volgende sub onderwerpen:

• Project governance, besluitvormingsproces en stakeholder management
• Vertaling risicopreferentie-onderzoek naar risicohouding en beleggingsbeleid 
• Pensioenadministratie, datakwaliteit 
• Adequate risicobeheersing 
• Evenwichtige belangenafweging
• Communicatie

De RvT kijkt terug op een prettige en transparante samenwerking met het Bestuur, het VO en de andere direct betrokkenen bij het Fonds in 2023. De RvT hoopt deze goede samenwerking ook in 2024 voort te zetten.