3. Verantwoordingsorgaan

Op grond van de statuten van het fonds heeft het Verantwoordingsorgaan (het VO) de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het Bestuur aan de hand van het bestuursverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht over het door het Bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst waaronder de keuzes die van invloed zijn op de uitvoeringskosten. Dit oordeel wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop, bekend gemaakt en in het bestuursverslag opgenomen. Het oordeel omvat in ieder geval een oordeel over de gemaakte uitvoeringskosten. Hiertoe kan het VO zich verstaan met andere organen van het fonds, zoals het Bestuur, de Raad van Toezicht en de externe accountant en de externe actuaris. Het VO heeft recht op informatie die het met het oog op de uitoefening van zijn taak redelijkerwijs nodig acht.

Het VO adviseert het Bestuur, gevraagd of uit eigen beweging, over verschillende onderwerpen zoals:

• het beleid inzake beloningen;
• de vorm en inrichting van het intern toezicht;
• het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure;
• het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid;
• het sluiten, wijzigen of beëindigen van de uitvoeringovereenkomst;
• de samenstelling van de feitelijke premie en de hoogte van de premiecomponenten.

Daarnaast geeft het VO het Bestuur ten aanzien van de benoeming van de leden van de Raad van Toezicht een bindende voordracht en dragen de vertegenwoordigers van de geleding pensioengerechtigden binnen het VO de bestuursvertegenwoordigers van diezelfde geleding voor.

Het VO bestaat uit zes leden, twee vanuit elk van de drie geledingen (werkgever, deelnemers en pensioengerechtigden).

Begin 2023 heeft mevrouw Gytha van de Wardt – Olde Riekerink (namens de deelnemers) aangegeven uit het VO te treden. Vervolgens zijn er verkiezingen gehouden in 2023 om deze vacante plek in te vullen. Per 7 juli 2023 is mevrouw Mariëtte Wolters (namens de deelnemers) verkozen en toegetreden tot het VO. Tevens is de heer Dave Middelburg (namens de werkgever) herbenoemd voor een tweede termijn van vier jaren.

In de context van de Code Pensioenfondsen 2018 (geldend voor 2023) heeft het VO ingezet op de in deze code opgenomen norm ten aanzien van diversiteit. Met de toetreding van Mariëtte tot het VO is aan deze norm voldaan: ten minste één vrouw, ten minste één man en zowel mensen boven als onder de 40 jaar hebben zitting in het VO.

Als doorkijk naar de Code Pensioenfondsen 2024 is het beeld hetzelfde. Er is op dit moment binnen het VO voldoende variatie ten aanzien van genderdiversiteit, en er is ten minste één persoon jonger dan 40 jaar. Hiermee wordt ook aan de norm in de nieuwe code voldaan.

VO overleggen
Het VO heeft in 2023 in totaal 22 keer vergaderd, waarvan 8 reguliere vergaderingen, 4 niet-reguliere vergaderingen met het Bestuur in het kader van pensioenhervorming en 10 niet-reguliere vergaderingen binnen de eigen geleding. De voorzitter van het Bestuur en de directeur van het bestuursbureau namen deel aan de meeste van de reguliere VO-vergaderingen. Hierbij hebben zij lopende dossiers, actualiteiten, relevante beleidsontwikkelingen en adviesaanvragen toegelicht. Ook zijn er bij deze overleggen antwoorden gegeven op de op dat moment bij het VO levende vragen. Aan een aantal van de reguliere overleggen hebben ook leden van bestuurscommissies deelgenomen waarin uitleg en toelichting is gegeven over specifieke onderwerpen die in de portefeuille van de betreffende commissie zitten.

Overleggen VO-Bestuur en VO-Raad van Toezicht
Het VO heeft in 2023 twee reguliere vergaderingen gehad met het (voltallige) Bestuur en twee keer overleg gehad met de (voltallige) Raad van Toezicht. Daarnaast hebben de voorzitters van het VO en van de Raad van Toezicht drie keer één-op-één overleg gehad in 2023.

Informatievoorziening
In 2022 heeft het Bestuur met het VO afspraken gemaakt over het delen van relevante informatie en bijbehorende stukken. Dit om de tijdigheid en volledigheid van het delen van informatie met het VO voldoende te waarborgen. In 2023 zijn de afspraken voortgezet en dit is voor het VO van toegevoegde waarde gebleken. De rol van het bestuursbureau is hierbij ook van belang geweest als vraagbaak voor zowel inhoudelijke als procesvragen. Van deze ondersteuning heeft het VO in 2023 ook dankbaar gebruik gemaakt.

Daarnaast heeft het Bestuur veel aandacht besteed om het VO tijdig te betrekken bij de stappen in de roadmap van de pensioenhervorming. Met name door het VO te betrekken bij studiedagen, relevante documenten tijdig te delen en voor het VO de niet-reguliere meetings te beleggen. Ook dit is van grote waarde gebleken voor het VO. Het stelde het VO in staat zijn eigen agenda en roadmap voor pensioenhervorming te vormen en te bewaken om in 2023 (en straks in 2024) op de verschillende onderdelen van deze roadmap zijn formele rol te kunnen spelen (afstemming, adviezen).

Specifiek voor het jaarwerk 2023 heeft het VO tijdig kennisgenomen van de (concept-)versies voor het jaarverslag en heeft het VO zich vergewist van de activiteiten en bijbehorende (concept)rapportages van de adviseurs van het pensioenfonds, de externe accountant en de externe actuaris in het bijzonder.

Het VO is gedurende 2023 en 2024 goed op de hoogte gehouden van de kritische reactie van toezichthouder De Nederlandsche Bank (DNB) op een onderdeel van de tripartite overeenkomst, de aanwijzing die DNB het fonds eind 2023 gegeven heeft en de vervolgstappen die het bestuur daarop heeft ondernomen. Recent is het VO meegenomen in de overeenkomst die tot mitigatie van de aanwijzing van DNB leidt.

Opleiding en ontwikkeling
Het VO heeft in 2023 voldoende aandacht kunnen besteden aan opleiding en ontwikkeling. Zo hebben de leden van het VO toegang tot verschillende vaktechnische en pensioeninhoudelijke kanalen en zijn verschillende opleidingen gevolgd door de leden. Het Bestuur heeft op vier momenten het VO meegenomen in de voorgenomen besluiten over inrichting van en voortgang op de pensioenhervorming. Het VO heeft ruimschoots de gelegenheid gekregen om hier kennis van te nemen, vragen te stellen en te begrijpen. Deze bijeenkomsten van het fonds zijn door het VO zeer gewaardeerd.

Zelfevaluatie
In 2023 heeft het VO een eigen interne zelfevaluatie gedaan met uitkomsten die tot tevredenheid stemmen. Tijdens deze zelfevaluatie heeft het VO besloten in 2024 een zelfevaluatie te doen waarbij een onafhankelijke derde partij wordt betrokken. Hiermee acteert het VO in lijn met de normen van de Code Pensioenfondsen 2018 en 2024.

Adviestrajecten
Het VO heeft in de loop van 2023 nadere afspraken gemaakt over hoe het VO om wil gaan met ontvangen adviesaanvragen. Het genomen uitgangspunt van het VO is om binnen 1 week na ontvangst van een adviesaanvraag deze te bespreken. Hier kan het VO een eerste beeld vormen, werkafspraken maken voor het uit te brengen advies en sneller in het proces eventuele vragen aan het Bestuur worden teruggekoppeld.

Het VO is voornemens om in 2024 meer gebruik te gaan maken van de ondersteuning van het bestuursbureau bij het voorbereiden van uit de te brengen adviezen. Daarnaast ziet het VO mogelijkheden om de adviestrajecten verder te optimaliseren, waarover het VO in 2024 graag in gesprek gaat met het Bestuur en het bestuursbureau. Het VO denkt bijvoorbeeld aan het opnemen van standaard vaste secties in de adviesaanvragen en het standaard starten met een mondelinge toelichting bij een ontvangen adviesaanvraag.

Het VO heeft in 2023 in totaal zeven adviesaanvragen ontvangen waarover in 2023 adviezen zijn uitgebracht.

• In juli 2023 heeft het VO positief geadviseerd over de vaststelling van het strategisch klantbedieningsconcept en daarbij aandacht gevraagd voor de volledigheid en prioritering van de klantreizen als ook de kostenbeheersing.
• In september 2023 heeft het VO positief geadviseerd over het communicatieplan ‘Op weg naar een nieuwe pensioenregeling’, een communicatieplan voor alleen de aanloopfase van de pensioenhervorming.
• In 2023 is het zoekproces gestart voor een nieuwe voorzitter van de Raad van Toezicht. In oktober 2023 heeft het VO positief geadviseerd over de profielschets die in dit verband is opgemaakt.
• In oktober 2023 heeft het VO positief geadviseerd over het wijzigen van het klachten- en geschillenreglement. Hierbij zijn observaties gedaan van terminologische aard en suggesties om het voor de deelnemers overzichtelijker en begrijpelijker te maken.
• Op grond van een kostendekkendheidsonderzoek van de premie voor de vrijwillige Anw-aanvulling heeft het Bestuur besloten de premie voor bepaalde deelnemersgroepen te verlagen. Het VO heeft hier in december 2023 positief over geadviseerd met aandacht voor de jaarlijkse herijking van deze premiesstelling.
• In december 2023 heeft het VO positief geadviseerd over de wijziging van de uitvoeringsovereenkomst ten aanzien van, naast redactionele wijzigingen, het toevoegen van een ex-ante-CDC-opslag aan de premiestelling, dit ter behoud van de CDC-classificatie.
• In december 2023 heeft het VO positief geadviseerd over de vaststelling van de premie 2024. In dit positieve advies is meegenomen de evenwichtigheid van voorgestelde aanwending van de voornoemde opslag (nl. aan alle deelnemers).

In het jaar 2023 heeft het VO de volgende onderwerpen kritisch gevolgd:

• Wet toekomst pensioenen (pensioenhervorming)
• Kosten- en kostenontwikkeling

Wet toekomst pensioenen (pensioenhervorming)
De pensioenhervorming is gedurende 2023 het meest belangrijke dossier geweest voor het VO. Hier is veel aandacht van het VO naar uit gegaan. Het VO is positief over de wijze waarop het Bestuur in nauwe samenwerking met het bestuursbureau uitvoering geeft aan dit omvangrijke dossier. Het VO ziet dat de voorbereidingen een groot beslag leggen op de bestuurstafel. Op proces en op inhoud bewaakt het Bestuur de voortgang van het traject zorgvuldig op weg naar het nieuwe pensioenstelsel per 1 januari 2026 als beoogde transitiedatum. Hierbij constateert het VO wel dat het tijdpad, mede gegeven de taak en verantwoordelijkheid van sociale partners en de andere betrokken partijen, onder druk staat. Het Bestuur is zich hier ten volle van bewust en speelt hierbij een proactieve rol.

Op inhoud is het VO door het Bestuur meegenomen in de pensioenhervorming middels verdiepingssessies. Deze sessies gingen onder andere over de risicohouding, toedelingsmechanismes en solidariteitsreserve, invaren, compensatie en andere pensioensoorten. Ook kreeg het VO relevante informatie over de pensioenhervorming na elke bestuursvergadering op grond van de in 2022 overeengekomen manier van verstrekken van informatie (zie hierboven onder Informatievoorziening). Dit stelde het VO in staat zijn eigen toetsingskader op te stellen om de evenwichtigheid van de nieuwe regeling te beoordelen en in de niet-reguliere vergaderingen in eigen kring de pensioenhervorming te doorleven.

Kosten en kostenontwikkeling
Dit is een aandachtsgebied van het VO wat doorliep uit 2022 en valt goed samen met de sinds 2023 op dit terrein geldende zwaardere statutaire opdracht voor het VO door in zijn oordeelsvorming expliciet in te gaan op uitvoeringskosten. Gedurende 2023 heeft het VO twee sessies gehad met de financiële commissie om zich te laten informeren over de kosten en kostenontwikkeling. Bij de eerste sessie (in maart) bleek dat door de overgang naar Van Lanschot Kempen en door de dynamiek in de beleggingsportefeuille het ingewikkeld was om vragen die het VO had over de uitsplitsing en het meerjarenverloop van transactie- en vermogensbeheerkosten volledig te beantwoorden. Mede hierdoor is er een tweede sessie geweest (in oktober). Daarnaast is in 2023 door het Bestuur besloten om mee te doen aan de CEM-benchmarking om een beter en dieper inzicht te krijgen in kosten. Ook in relatie tot rendement, risico en toegevoegde waarde. In oktober is het VO geïnformeerd over proces- en rapportage verbeteringen die in 2023 zijn doorgevoerd door de financiële commissie. De uitkomsten van de CEM-benchmarking zijn met het VO gedeeld en door de financiële commissie toegelicht in maart 2024. Hoewel dit onderwerp in het overleg met de financiële commissie op momenten weerbarstig is geweest, is het VO na de laatste sessie tevreden over de manier waarop het Bestuur de uitvoeringskosten op dit moment beheert en beheerst. De aandacht voor kosten en kostenontwikkeling is op grond van de pensioenwet en de statuten van het fonds ook een vast onderdeel van de VO werkzaamheden geworden en behoeft daarmee niet langer te worden genoemd als specifiek aandachtsgebied.

Rol Bestuur
Het VO is tevreden over de rol die het Bestuur heeft gespeeld in 2023. De pensioenhervorming is en blijft een groot en belangrijk dossier. Met het verstrijken van de tijd wordt het tijdpad kritischer. Het VO maakt zich hier zorgen over, maar constateert ook dat het Bestuur, binnen zijn mogelijkheden, de voortgang bewaakt en probeert te versnellen waar mogelijk. Hierbij heeft het Bestuur voldoende oog voor de stakeholders, waaronder het VO. Het Bestuur heeft uiteraard zijn andere taken die voortvloeien uit het strategisch jaarplan en de doorvertaling daarvan naar de jaarplannen van de verschillende commissies uitgevoerd. Ook op het gebied van duurzaamheid zijn in 2023 weer stappen gezet om beleggingen meer klimaatneutraal te laten zijn. Het VO is over deze elementen gedurende het jaar op de hoogte gehouden, onder meer, middels de integrale fondsrapportages zoals door het Bestuur verstrekt.

Besluitvorming door het Bestuur
Net als in ons oordeel over het jaar 2022 zijn wij tevreden over de besluitvormingsprocessen van het Bestuur. Er is veel aandacht voor analyses, en keuzemogelijkheden worden kwalitatief en, waar mogelijk, kwantitatief afgewogen. Actuele ontwikkelingen worden hierin meegenomen en waar nodig wordt gebruik gemaakt van externe expertise. De vastlegging vindt plaats in notulen en besluitvormingsdossiers. Het VO ziet ruimte voor verdere verbetering van de meer expliciete zichtbaarheid van evenwichtige belangenafweging in voorgenomen besluitvorming (adviesaanvragen) en gaat hiervoor graag met het Bestuur en het bestuursbureau in gesprek in 2024.

Informatieverstrekking door het Bestuur
De tijdigheid en volledigheid van het delen van informatie met het VO is voldoende gewaarborgd geweest in 2023. Het VO wordt goed meegenomen in ontwikkelingen, de pensioenhervorming in het bijzonder. Het gezamenlijk optrekken met oog voor ieders rol, helpt het VO in zijn eigen rol bij zijn beeld-, oordeels- en besluitvorming.

Input Raad van Toezicht
Het VO heeft het concept intern toezicht rapport over 2023 van de Raad van Toezicht ontvangen en ook met de Raad van Toezicht besproken. Het VO heeft haar waardering uitgesproken richting de Raad over de inhoud van dit rapport en heeft dit rapport meegenomen in het komen tot het algemeen oordeel.

Conclusie
Alles overwegende is het VO tot de conclusie gekomen dat het Bestuur, ondersteund door het bestuursbureau, op een zorgvuldige, adequate, en evenwichtige wijze zijn taken heeft uitgevoerd in 2023. Het Bestuur heeft gedegen sturing en uitvoering gegeven aan het omvangrijke dossier inzake de pensioenhervorming. Het stemt het VO tevens tevreden dat kosten en kostenontwikkeling gedurende 2023 bijzondere aandacht heeft gekregen en (nog) nadrukkelijker op de agenda van het Bestuur komt te staan bij het vormgeven van verder beleid. Het VO oordeelt hiermee positief over het handelen van het Bestuur in 2023, dankt hem voor de gedane inspanningen en ziet uit naar de samenwerking in 2024. 

Voor 2024 heeft het VO twee aandachtsgebieden vastgesteld:

• Pensioenhervorming
  Ook in 2024 zal de pensioenhervorming voor het VO belangrijk zijn en veel aandacht krijgen. Hierbij zal in het bijzonder het transitieplan (invaarbesluit en verdeling vermogen), implementatie- en communicatieplan aandacht van het VO vragen.
• Taakopvatting VO
  Zoals ook aangegeven in het ontvangen briefadvies in januari 2024 van de Monitoringscommissie Code Pensioenfondsen, is een goede taakopvatting van het verantwoordingsorgaan essentieel voor het behouden van invloed binnen het bestuursmodel. Door te blijven aansluiten bij de hoofdlijn van zijn verantwoordelijkheden kan het verantwoordingsorgaan een belangrijke bijdrage leveren aan het effectief functioneren van het pensioenfonds.
  
  In 2024 wil het VO de taakopvatting van het VO verder ontwikkelen. Dit voornemen is een voortvloeisel uit de in maart 2024 gehouden zelfevaluatie waarin de balans tussen inspanning en te behalen resultaten onderdeel van reflectie was. Het VO zal bewuster keuzes gaan maken over hoe om te gaan met ontvangen informatie, duidelijker maken welke informatie relevant is voor uitvoering van de VO-taken en de tijdsbesteding hierop afstemmen. Ter ondersteuning gaat het VO het doel van onderwerpen op de VO-agenda voor zichzelf meer expliciet maken.