2. Organisatie en beleid

Wij zijn er om voor jou, als deelnemer, gewezen deelnemer of pensioengerechtigde, (voormalige) werknemer van PostNL, een betrouwbaar pensioen te verzorgen.

Een betrouwbaar pensioen, dat betekent dat je op ons kunt rekenen voor:

• een uitgekiende balans tussen enerzijds een zo koopkrachtig mogelijk en anderzijds een zo stabiel mogelijk pensioen
• eenvoudige, heldere communicatie en gepersonaliseerde keuzebegeleiding;
• duurzaam handelen met als focus klimaatactie en goede gezondheid en welzijn;
• efficiënte uitvoering van de door sociale partners afgesproken regeling.

Onze doelen zijn dan ook:

• de ingelegde premies zo beleggen dat deze, binnen de risicohouding van het fonds, maximaal financieel renderen voor een betrouwbaar pensioen. Daartoe beleggen we volgens onze beleggingsovertuigingen1;
• voor elkaar krijgen van maatschappelijke impact. Wij doen er alles aan om zo te beleggen dat de doelen uit het Klimaatakkoord van Parijs uit 2015 haalbaar blijven zover dat binnen onze macht ligt. Dit betekent dat we de “Paris Aligned Benchmark” overtreffen;
• jou inzicht geven in je pensioen, zorgen dat je verwachtingen realistisch zijn en dat je weet wanneer en hoe je in actie moet komen. En dat je makkelijk met ons in contact kunt komen;
• realiseren van kloppend pensioenbeheer en afgewogen vermogensbeheer tegen lage kosten. Dit doen we door uitbesteding bij zorgvuldig gekozen partijen. Die partijen sturen we actief aan en controleren we voortdurend.

Bij al onze doelen wegen we goed af welke risico’s ervoor nodig zijn en hoe we deze risico’s zo klein mogelijk kunnen houden.

Op grond van de strategische doelstellingen stelt PF PostNL een strategisch jaarplan op met speerpunten. Voor 2022 waren dit de volgende speerpunten:

• Strategische cyclus
• Pensioenhervorming
• IT

Strategische cyclus

De strategische cyclus is beoordeeld en opnieuw ingericht. Daartoe heeft het bestuur de missie, visie, doelen en SWOT herijkt en ook een strategisch meerjarenbeleidsplan opgesteld, inclusief bijbehorende maatregelen, begroting en risico’s. Daarbij gaat het met name om het versterken van het cyclisch kijken, meer in het bijzonder de derde en vierde fase van de cyclus: zowel concreet vaststellen van de maatregelen als periodiek rapporteren en heroverwegen. Hierbij ligt de focus op de geformuleerde strategische speerpunten.

Pensioenhervorming
De komende pensioenhervorming is net als voor andere pensioenfondsen één van de grootste uitdagingen waar het pensioenfonds voor staat. Het pensioenfonds heeft daarbij te maken met twee afhankelijkheden: enerzijds van sociale partners en anderzijds van de uitvoeringsorganisaties. Beide kanten van de medaille hebben in 2022 in het centrum van de aandacht van het bestuur gestaan.

De CAO-tafel en het bestuur van het pensioenfonds hebben gezamenlijk een herzien plan van aanpak voor de voorbereidingen op de verwachte pensioenhervorming opgesteld. Het is een ambitieus en uitdagend plan van aanpak met de nodige risico’s, in de eerste fase onder andere waar het gaat om de vraag of alle stakeholders tijdig op één lijn kunnen komen. Het bestuur heeft daarom in 2022 ook veel aandacht aan dit project besteed.

Het pensioenfonds heeft het veranderprogramma van TKP (TKP Connect) en het programma Pensioenakkoord op de voet gevolgd. Op deze wijze krijgt het pensioenfonds meer grip op de voortgang bij TKP, niet alleen in het algemeen maar ook voor het pensioenfonds in het bijzonder. Het pensioenfonds heeft nagedacht over alternatieven, in de breedste zin van het woord, voor de huidige pensioenuitvoering, mocht daar aanleiding toe zijn.

De implementatie van de pensioenhervorming heeft ook gevolgen voor het vermogensbeheer. Dit geldt met name voor BNP Paribas die de beleggingsadministratie uitvoert. Zowel met BNP Paribas als met Van Lanschot Kempen is in 2022 uitgebreid gesproken over de impact van de nieuwe wetgeving.

Aan het einde van het jaar heeft het pensioenfonds met sociale partners een overeenkomst gesloten met onder andere als strekking dat gekozen wordt voor de solidaire premieregeling met de intentie tot invaren. 

IT
Het IT-domein, inclusief de informatiebeveiliging en cybersecurity, krijgt nadrukkelijker een plek in de risicomanagementcyclus van het pensioenfonds. Het bestuur hoort verontrustende berichten over ransomware. Het aanpakken hiervan omvat het vastleggen van de visie op IT in de vorm van IT-principes, IT-uitbesteding en IT-risicobeheersing en het uitvoeren en volgen hiervan. Opzet, bestaan en werking van beheersingsmaatregelen worden daarmee aantoonbaar, waarmee tevens de grip van het pensioenfonds op de IT bij de uitbestedingspartijen op een hoger volwassenheidsniveau komt. In samenhang daarmee is in 2022 ook het datakwaliteitsbeleid vastgesteld.

Het bestuur heeft een stap gezet van een gestandaardiseerde en beproefde werkwijze op het gebied van datamanagement, naar een gestructureerde en geformaliseerde uitvoering waarvan de effectiviteit aantoonbaar is en getoetst wordt.

Ten behoeve van de uitvoering van de pensioenregeling heeft de werkgever PostNL een overeenkomst met het pensioenfonds gesloten, de zogenaamde uitvoeringsovereenkomst. De pensioenregeling is gebaseerd op de pensioenafspraken tussen PostNL en de vakbonden (de sociale partners). Wij (het pensioenfondsbestuur) zijn geen partij bij dit overleg. De pensioenregeling is gebaseerd op deze afspraken; wijzigen de afspraken tussen de sociale partners, dan wijzigt ook de pensioenregeling. De onderstaande pensioenregeling geldt met ingang van 1 januari 2015 ook voor deelnemers met wie op of na 1 januari 2007 een persoonlijke arbeidsovereenkomst is gesloten. Onze pensioenregeling was tot 31 december 2022 in het kort de volgende:

• De basispensioenregeling is een middelloonregeling en voorziet in een ouderdomspensioen, partnerpensioen, wezenpensioen en arbeidsongeschiktheidspensioen; 
• De pensioen richtleeftijd is sinds 2018 68 jaar;
• Het opbouwpercentage van het ouderdomspensioen is maximaal 1,875% per jaar;
• Over een deel van het pensioengevend salaris wordt geen pensioen opgebouwd (de franchise);
• Het pensioengevend salaris is wettelijk gemaximeerd;
• Het partnerpensioen is op opbouwbasis en bedraagt 63% van het ouderdomspensioen;
• Het wezenpensioen is 20% van het partnerpensioen; 
• Bij arbeidsongeschiktheid is er sprake van premievrije voortzetting gebaseerd op de mate van arbeidsongeschiktheid;
• Deelnemers met een inkomen groter dan het maximum dagloon WIA ontvangen een arbeidsongeschiktheidspensioen wanneer zij arbeidsongeschikt worden;
• Op vrijwillige basis kunnen deelnemers sparen in de regeling Individueel Pensioensparen (IPS)

Het pensioenfonds heeft eind 2022 met sociale partners overeenstemming bereikt over een nieuwe regeling. De nieuwe regeling is ingegaan op 31 december 2022 en heeft de volgende bijzonderheden:

• CDC-regeling
• geen bijstortverplichting en restitutiebepalingen meer
• geen maximering van indexering en inhaalindexering meer
• voor een aantal deelnemers over een aantal jaartallen vervangen van de onvoorwaardelijke indexering (volgens loonmaatstaf) door de reguliere voorwaardelijke indexering (volgens prijsmaatstaf). 

Onderdeel van het proces van het introduceren van een nieuwe regeling is het uitvoeren van een aanvangshaalbaarheidstoets. Dit is ook onderkend in de tripartite overeenkomst, met de verwachting dat de nieuwe aanvangshaalbaarheidstoets buiten de bestaande grenzen zou komen. Een iets hogere mate van risico is logisch als de bijstort/restitutie en de maximering (inhaal)indexering vervalt en loopt vooruit op de nieuwe solidaire premieregeling. Deze aanvangshaalbaarheidstoets is in januari uitgevoerd. Daarbij heeft het fonds daadwerkelijk nieuwe grenzen vastgesteld en deze afgestemd met sociale partners, VO en RvT. 

In april 2023 heeft het pensioenfonds een brief van DNB ontvangen waarin opmerkingen zijn gemaakt over de toepassing van wet- en regelgeving bij de afgesloten tripartiete overeenkomst.  Het pensioenfonds is hierover in gesprek met DNB. 

Het pensioenfonds probeert jaarlijks de pensioenrechten en –aanspraken te verhogen. Het streven is om de aanpassing te doen met 70% van de stijging van de Consumentenprijsindex (CPI) alle huishoudens (afgeleid). Deze toeslagverlening was in de oude regeling gemaximeerd op 4%. In de nieuwe pensioenregeling is de maximering van toeslagverlening vervallen. Of een toeslag wordt toegekend, is afhankelijk van de beleidsdekkingsgraad  van het fonds. De volgende wettelijke regels gelden hiervoor.

* beide grenzen liggen vast in wetgeving. De ondergrens van 110% geldt voor alle pensioenfondsen en de bovengrens wordt jaarlijks voor ieder pensioenfonds afzonderlijk vastgesteld

Het bestuur besluit uiteindelijk tot het verlenen van een toeslag op basis van de geldende uitgangspunten. Bij dit besluit worden de belangen van alle deelnemersgroepen zorgvuldig afgewogen. Toeslag kan worden verleend als onze middelen dit voor zowel de korte als lange termijn toestaan. Er wordt geen premie ontvangen en er is geen geld gereserveerd voor toekomstige toeslagen. Ook is er geen recht op toeslagen en is het onzeker of dit, en voor hoeveel, verleend kan worden in de toekomst. Een eventuele achterstand kan worden ingehaald. 

Het bestuur bestaat uit tien bestuursleden. Vier bestuursleden namens de werkgever, vier bestuursleden namens de (gewezen)deelnemers en twee bestuurders namens de pensioengerechtigden. De bestuursleden hebben een zittingstermijn van vier jaar. Elk bestuurslid kan twee keer voor een nieuwe periode van vier jaar worden herbenoemd. In speciale situaties kan hiervan worden afgeweken. Voordat een bestuurslid wordt voorgedragen voor een volgende termijn evalueren wij als bestuur het functioneren van dat bestuurslid.

De (voorbereidende) werkzaamheden van het bestuur zijn verdeeld over een aantal commissies. Dit zijn: 

• Het Dagelijks Bestuur;
• De Beleggingscommissie;
• De Pensioen- en Communicatiecommissie;
• De Financiële Commissie;
• De Risicobeheercommissie. 

Het bestuursbureau wordt bemenst door 7 medewerkers die het bestuur ondersteunen en aanspreekpunt zijn voor de uitbestedingspartijen over de operationele activiteiten. 

Het pensioenfonds beschikt over drie onafhankelijke sleutelfuncties. Het gaat om sleutelfuncties op het gebied van risicobeheer, actuariaat en interne audit.

Het pensioenfonds heeft deze drie sleutelfuncties als volgt ingericht:

• De sleutelfunctiehouder actuariële functie is belegd bij de certificerend actuaris;
• De sleutelfunctiehouder risicobeheer functie is belegd bij een bestuurslid, de voorzitter van de Risicobeheercommissie;
• De sleutelfunctiehouder interne auditfunctie is belegd bij de directeur Audit & Security van PostNL, waarvoor een apart contract is afgesloten.

De sleutelfunctiehouders rapporteren rechtstreeks aan het bestuur en de Raad van Toezicht. In paragraaf 3.6 is dit verder uitgewerkt.  

Het Verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het bestuur. Daarnaast heeft het Verantwoordingsorgaan een aantal adviesrechten. Het Verantwoordingsorgaan van het pensioenfonds bestaat uit zes leden. De twee leden namens de deelnemers en twee leden namens de pensioengerechtigden worden gekozen door middel van verkiezingen. De twee leden namens de werkgever worden benoemd door de werkgever. Voor een uitgebreidere toelichting op de taken, samenstelling en werkwijze wordt verwezen naar hoofdstuk 5.

De Raad van Toezicht heeft de taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht een aantal goedkeuringsrechten. De Raad van Toezicht bestaat uit een voorzitter en twee leden. De voorzitter en leden zijn onafhankelijk.

Alle leden van de Raad van Toezicht worden door het bestuur benoemd. Het Verantwoordingsorgaan heeft het recht hiervoor een bindende voordracht te geven. Voor een uitgebreidere toelichting op de taken, samenstelling en werkwijze wordt verwezen naar hoofdstuk 6.

Een overzicht van alle bestuursleden, leden van het Verantwoordingsorgaan en leden van de Raad van Toezicht is opgenomen in Bijlage 2.

Het pensioenfonds heeft een beloningsbeleid voor de bestuursleden namens de (gewezen) deelnemers en voor de vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden. De bestuursleden die namens de werkgever in het bestuur zitten, ontvangen geen vergoeding vanuit het pensioenfonds, maar vanuit de werkgever.

Het beloningsbeleid voor bestuursleden bestaat uit één vaste (integrale) vergoeding. Voor het dagelijks bestuur geldt een zwaarder tijdsbeslag. De beloning is daarop afgestemd. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vaste vergoeding per jaar. De leden van het Verantwoordingsorgaan namens de pensioengerechtigden en werknemers, die niet bij de werkgever in dienst zijn, ontvangen een vaste vergoeding en een vergoeding per bijgewoonde vergadering, De vertegenwoordigers namens de werkgever ontvangen een vergoeding vanuit de werkgever.

Het beloningsbeleid kent geen prestatie gerelateerde beloningen en er worden geen ontslagvergoedingen door het pensioenfonds verstrekt. Zie ook paragraaf 3.6.

Het bestuur heeft een externe compliance officer (meer gegevens in bijlage 2) die jaarlijks rapporteert over de naleving van de gedragscode en andere compliance-onderwerpen. 

Het bestuur heeft een externe privacy officer (meer gegevens in bijlage 2) die het bestuur adviseert over kwesties die verband houden met privacy. 

Een certificerend actuaris en een controlerend accountant zijn aangesteld voor de waarmerking van het jaarverslag van het fonds. Hun verklaringen zijn te lezen in hoofdstuk 8.

Als een belanghebbende het niet eens is met een besluit van het pensioenfonds over de uitleg en toepassing van de reglementen en statuten dan kan de belanghebbende dit voorleggen aan de Geschillencommissie. Dit geldt ook voor een besluit over de vaststelling van de pensioenaanspraken en ingegane pensioenen. De procedure is vastgelegd in het reglement van de commissie en gepubliceerd op de website van het pensioenfonds. De Geschillencommissie wordt voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter en bestaat verder uit twee bestuursleden (meer gegevens in bijlage 2). Als een deelnemer het niet eens is met de beslissing van de Geschillencommissie, dan kan er een beroep worden ingesteld bij de Ombudsman Pensioenen of bij de burgerlijk rechter. Meer gegevens zijn opgenomen in paragraaf 3.6.

Wij hebben (bijna) alle operationele activiteiten uitbesteed. Bij het besluit om bedrijfsprocessen inzake het pensioen- en vermogensbeheer uit te besteden hebben met name aspecten als het waarborgen van de continuïteit en efficiencyoverwegingen een rol gespeeld.

De pensioenadministratie is ondergebracht bij TKP Pensioen B.V. Het fiduciair management is ondergebracht bij Van Lanschot Kempen en het operationele vermogensbeheer is uitbesteed aan derden vermogensbeheerders. BNP Paribas Securities Services is custodian. 

In de onderstaande figuur is de organisatiestructuur van PF PostNL weergegeven. 

Voor deelnemers aan de pensioenregeling wordt door PostNL premie betaald voor de opbouw van het pensioen. De feitelijk door de werkgever te betalen premie ligt vanaf 1 januari 2020 tussen 21,7% en 29,2% (de premie voor rekening van de werknemer bedraagt 6,0%) van de som van de pensioengrondslagen. Als de feitelijke premie onder de grens van 21,7% of boven de grens van 29,2% uitkomt, dan wordt eerst het opbouwpercentage voor het ouderdomspensioen verhoogd of verlaagd, waarbij rekening gehouden wordt met het fiscaal maximale opbouwpercentage. Voor 2022 is het opbouwpercentage voor het ouderdomspensioen vastgesteld op 1,826% (was in 2021: 1,783%). Het fiscaal maximale opbouwpercentage bedraagt 1,875%. 

De doelstelling van het pensioenfonds is om binnen de grenzen van haar middelen op korte en lange termijn zo hoog mogelijke reële pensioenaanspraken en pensioenrechten te verstrekken. Hierbij streeft het pensioenfonds ook naar het realiseren van een toeslagambitie van 70%, wat wil zeggen dat het de ambitie is om pensioenen voor 70% of meer mee te laten groeien met de stijging van de prijzen. Om deze doelstelling te bereiken, wordt op zo’n manier belegd dat een optimaal rendement kan worden behaald binnen aanvaardbare risico’s en waar het beheersen van risico’s en kwaliteit van de totale portefeuille voorop staan. 

Het pensioenfonds belegt vanuit de ‘prudent person’ gedachte waarbij de beleggingen moeten voldoen aan kwalitatieve beginselen van veiligheid, kwaliteit en spreiding van risico’s. Dit houdt onder andere in dat het beleggingsbeleid wordt afgestemd op de financiële verplichtingen aandeelnemers. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijke eisen die in de Pensioenwet aan het beleggingsbeleid en risicomanagement worden gesteld. De externe actuaris beoordeelt dit en De Nederlandsche Bank (DNB) houdt hier toezicht op.

Onze meerjarige beleggingsaanpak is vastgelegd in een strategisch beleid. In dit beleid wordt de strategische verdeling van het vermogen over verschillende beleggingscategorieën vastgelegd. Hieronder valt ook hoe het pensioenfonds omgaat met beleggingsrisico’s. Belangrijke risico’s die het pensioenfonds loopt zijn bijvoorbeeld:

• Renterisico -> als de rente daalt wordt het duurder om aan de verplichtingen te voldoen en daalt de dekkingsgraad.
• Inflatierisico -> als de inflatie stijgt kunnen deelnemers minder kopen met hetzelfde pensioen.
• Valutarisico -> het pensioenfonds belegt wereldwijd, waardoor schommelingen in wisselkoersen kan leiden tot schommelingen in de financiële positie en de dekkingsgraad.
• Liquiditeitsrisico -> er moet op ieder moment voldoende “cash” beschikbaar zijn of snel beschikbaar gemaakt kunnen worden om aan verplichtingen te voldoen.
• Algemeen marktrisico -> het pensioenfonds belegt de inleg van deelnemers om een hoger pensioen te bereiken. Deze beleggingen kunnen echter ook (tijdelijk) in waarde dalen.

Het strategisch beleggingsbeleid wordt voor meerdere jaren vastgesteld mede met behulp van een periodieke Asset Liability Management studie (ALM-studie) waarbij de toekomstige pensioenverplichtingen en de beleggingen in één model tegen elkaar worden afgezet. Op korte termijn kan het beleggingsbeleid beperkt afwijken van het strategisch beleid. Hiervoor wordt jaarlijks een beleggingsplan vastgesteld met daarin hoe wij dit jaar invulling geven aan het strategisch beleid. Een uitgebreidere toelichting over het strategisch beleid en ALM-studie is opgenomen in paragraaf 3.2.

Beleggingsovertuigingen vormen een belangrijke rol in het beleggingsproces omdat zij een kader vormen voor voorgenomen en toekomstige beleggingsbeslissingen. De zes beleggingsovertuigingen van het pensioenfonds zijn:

• Beleggingsrisico nemen loont.
• Diversificatie voegt waarde toe. 
• Eenvoud als vertrekpunt. 
• Passief beleggen, tenzij actief beleggen naar verwachting – na aftrek van additionele kosten - meer rendement oplevert. 
• Het voegt waarde toe om de eerste in een nieuwe beleggingscategorie te zijn. 
• Maatschappelijk Verantwoord Beleggen verlaagt het risicoprofiel.

Een belangrijke beleggingsovertuiging van ons is dat beleggingen die maatschappelijk verantwoord zijn een lager risicoprofiel hebben, niet alleen voor de reputatie maar zeker ook financieel. Dit wordt bovendien ondersteund door meerdere onderzoeken. Wij zetten daarom de aan ons beschikbaar gestelde middelen in om maatschappelijk verantwoord (MVB) te beleggen waardoor een bijdrage wordt geleverd aan een duurzame samenleving. Uitonderzoek is gebleken dat de achterban van het pensioenfonds ook waarde hecht aan MVB, net als PostNL, de sponsor. Een goed pensioen gaat niet alleen om welvaart maar ook om (maatschappelijk) welzijn. Wij geven hier op een aantal manieren invulling aan.

In onze beleggingsaanpak hanteren we een vast proces van het stellen van doelstellingen, hierbij beleid vormen, implementeren en dit vervolgens evalueren. 

Per beleggingscategorie maken we keuzes over hoe we invulling geven aan de categorie. Deze keuzes worden uitvoerig onderzocht en vastgelegd in investment cases en andere beleidsstukken. Centraal hierbij staat een goede verhouding tussen risico en rendement, maar dit is ook de plek in het proces waar MVB een grote rol speelt. We lichten per beleggingscategorie toe hoe hieraan vorm wordt gegeven.