4. Raad van Toezicht

In dit rapport geeft de Raad van Toezicht van Stichting Pensioenfonds PostNL (het pensioenfonds) zijn oordeel over het beleid en de algemene gang van zaken van het pensioenfonds in 2024. Dit rapport bevat een verantwoording van de taken, bevoegdheden en activiteiten van de Raad van Toezicht gedurende het jaar. Het rapport volgt de wettelijke vereisten en interne richtlijnen van het pensioenfonds.

Raad van Toezicht
Per 1 juli 2024 bestaat de Raad van Toezicht uit drie leden: Albert Bakker (voorzitter), Lucie Duynstee en Ernst Hagen. Albert Bakker heeft de rol van voorzitter overgenomen van Peter Ploegsma, die na acht jaar afscheid nam. De Raad van Toezicht dankt hem voor zijn enorme betrokkenheid en inzet en in het bijzonder voor de wijze waarop hij voor het pensioenfonds het intern toezicht mede heeft vormgegeven.

De leden van de Raad van Toezicht hebben elk hun eigen aandachtsgebieden.
Albert Bakker: Governance, Financieel beheer
Lucie Duynstee: Integere bedrijfsvoering/Uitbesteding, Pensioen- en Communicatiebeleid
Ernst Hagen: Beleggingsbeleid, Risicobeheer

De aandachtsgebieden Algemene gang van Zaken, Pensioenhervorming en Opvolging Aanbevelingen Raad van Toezicht worden gezamenlijk behartigd. 

Aanpak intern toezicht
De Raad van Toezicht geeft een oordeel op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen het pensioenfonds. Dit gebeurt op basis van wettelijke kaders en codes. De Raad van Toezicht streeft naar een open dialoog met de brede groep beleidsmakers en alle andere belanghebbenden in het pensioenfonds op basis van de onderwerpen die hij proactief aan de orde stelt en de vraagstelling daaromtrent. De Raad van Toezicht doet concrete aanbevelingen en acteert vanuit een wederzijdse vertrouwensrelatie. De Raad van Toezicht heeft ook goedkeuringsrechten op enkele bestuursbesluiten.

Normenkader
De bevindingen van de Raad van Toezicht worden in het rapport weergegeven aan de hand van vijf thema’s die aansluiten bij het normenkader in de Code Pensioenfondsen 2024.

1. goed zorgen voor het pensioen van belanghebbenden,
2. goed besturen,
3. effectief intern toezichthouden en controle uitoefenen,
4. verantwoording en inspraak organiseren
5. effectief functioneren van fondsorganen.

Traject Pensioenhervorming
In 2024 heeft de Raad van Toezicht een specifiek speerpunt geformuleerd: de pensioenhervorming. Dit traject omvatte verschillende subonderwerpen, zoals governance, besluitvormingsproces, stakeholder management, risicopreferentie-onderzoek, pensioenadministratie, datakwaliteit, risicobeheersing, belangenafweging en communicatie.

Werkzaamheden
Gedurende het jaar heeft de Raad van Toezicht overleggen gehouden met diverse gremia en partners van het pensioenfonds. Leden van de Raad van Toezicht namen ook deel aan vergaderingen van het bestuur en commissies. De klankbordsessies met het dagelijks bestuur zijn voortgezet. Deze sessies boden de Raad van Toezicht veel inzicht in het beleid en de algemene gang van zaken. Daarnaast zijn er drie bijeenkomsten geweest met het Verantwoordingsorgaan.

Gedurende het jaar hebben de voorzitter van het pensioenfonds en de voorzitter van de Raad van Toezicht regelmatig telefonisch contact gehad, waarvan de inhoud werd teruggekoppeld aan de overige leden van de Raad van Toezicht. Ook stemden de voorzitter van de Raad van Toezicht en van het Verantwoordingsorgaan periodiek met elkaar af.

Daarmee vormde de Raad van Toezicht zich actief een beeld van de gang van zaken in het pensioenfonds. Daarnaast had de Raad van Toezicht toegang tot uitgebreide schriftelijke informatiebronnen, zoals het bestuurdersportaal iBabs en fondsdocumenten in SharePoint. Het bestuur verstrekte op verzoek van de Raad van Toezicht aanvullende informatie en documentatie.

In 2024 heeft het bestuur de Raad van Toezicht gevraagd om goedkeuringen op bestuursbesluiten en verklaringen van geen beletsel voor benoemingen af te geven. De Raad van Toezicht heeft geen aanleiding gezien om zijn zelfstandige rechten in te roepen.

Zelfevaluatie
In december 2024 heeft de Raad van Toezicht een zelfevaluatie gehouden zonder externe begeleiding. Omdat de nieuwe voorzitter nog maar kort in functie was, is besloten de zelfevaluatie met externe begeleiding pas in 2025 te laten plaatsvinden.

De Raad van Toezicht heeft zijn functioneren besproken en geëvalueerd aan de hand van twee hoofdvragen:

Doet de Raad van Toezicht de juiste dingen?
De Raad van Toezicht concludeerde dat de rolinvulling overeenkomt met de Pensioenwet en de Code Pensioenfondsen. De raad houdt voldoende afstand tot de inhoudelijke toetsing van het gevoerde beleid (de 'wat'-vraag) en focust zich op een oordeel over het beleid van het bestuur en over de algemene gang van zaken (de 'hoe'-vraag). De toegevoegde waarde wordt gevonden in frequente klankbordgesprekken met het dagelijks bestuur en het voltallige bestuur. Ongevraagde adviezen worden op een natuurlijke manier gegeven en ontvangen.

Doet de Raad van Toezicht de dingen goed?
De Raad van Toezicht concludeerde ook dat de competenties en attitude voldoende goed zijn. De Raad van Toezicht is tevreden met de wijze van vergaderen en het normenkader, dat gebaseerd is op de Code pensioenfondsen. De toezichts- en adviesrol ten aanzien van de pensioenhervorming behoeft verdere uitwerking begin 2025. De actuele informatievoorziening aan de Raad van Toezicht kon beter, hierover zijn afspraken gemaakt met het bestuur en bestuursbureau. De interactie met diverse stakeholders dient verder gestructureerd te worden. De verbeterpunten worden ingebed in de aanpak en planning van het toezicht de komende tijd.

De Raad van Toezicht wordt bij zijn werkzaamheden naar volle tevredenheid ondersteund door een fondssecretaris van het eigen bestuursbureau van het pensioenfonds.

Algemeen oordeel
De Raad van Toezicht maakt allereerst zijn complimenten voor de inspanningen van het bestuur, bestuursbureau, Verantwoordingsorgaan en de externen die het bestuur in 2024 hebben ondersteund. Met elkaar hebben zij zich het afgelopen jaar bovengemiddeld ingezet in het belang van een goed pensioen voor de deelnemer, ook in de toekomst.

De Raad van Toezicht heeft vastgesteld dat het bestuur adequaat de risico’s heeft beheerst en steeds evenwichtig de belangen heeft afgewogen in zijn besluitvorming. Tevens constateert de Raad van Toezicht dat het bestuur zelfkritisch is en bijstuurt waar nodig.

In 2024 heeft de Raad van Toezicht zijn bevindingen gebaseerd op vijf thema's uit de Code Pensioenfondsen 2024. Deze thema's zijn essentieel voor goed pensioenfondsbestuur.

I. Goed zorgen voor pensioen van belanghebbenden
Het bestuur baseert zijn beleid op de missie, visie en strategie van het pensioenfonds. In 2024, een cruciaal jaar voor de pensioenhervorming, heeft het bestuur intensief samengewerkt met stakeholders en belanghebbenden om beleid te ontwikkelen. De Raad van Toezicht heeft geconstateerd dat het bestuur hierbij consistent handelde vanuit de missie, visie en strategie. Voor de Raad van Toezicht is de zorg voor het pensioen leidend, waarbij hij in het toezicht de belangen van alle deelnemers (gewezen deelnemers, de pensioengerechtigden en andere aanspraakgerechtigden) evenwichtig afweegt. Het pensioenfonds heeft zijn beleid voor het evenwichtig afwegen van belangen vastgelegd in het document ‘Richtsnoeren evenwichtigheid’.

Het pensioenfonds besteedt veel werkzaamheden uit. Het bestuur besteedt veel aandacht aan de monitoring van deze uitbestedingspartijen. De belangrijkste partners zijn de pensioenuitvoeringsorganisatie, de fiduciaire vermogensbeheerder en de custodian. Het bestuur bewaakt de kwaliteit en monitort de kosten aan de hand van vooraf vastgestelde doelstellingen. Hoewel sommige evaluaties door drukte zijn uitgesteld naar 2025, is in 2024 veel aandacht besteed aan de partij die het pensioenbeheer uitvoert vanwege de realisatie van de pensioenhervorming. Het uitbestedingsbeleid is in 2024 getoetst en aangepast.

De Raad van Toezicht heeft waargenomen dat het bestuur en de uitbestedingspartners zich hebben ingespannen om DORA-compliant te zijn op de gestelde datum van 17 januari 2025.

II. Goed besturen
De Raad van Toezicht heeft geconstateerd dat risicobeheersing en belangenafweging centraal stonden in de besluitvorming over en verdere uitwerking van de pensioenhervorming.

Adequaat bestuur
Er zijn twee belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het bestuur: de risicomanagement-commissie is beëindigd en de sleutelfunctiehouder Interne Audit is een bestuurslid geworden, met de vervullersrol vervuld door een extern bureau. De Raad van Toezicht heeft vastgesteld dat deze wijzigingen effectief zijn. Daarnaast is per 1 januari 2025 een nieuwe voorzitter aangesteld na een zorgvuldig selectieproces. De Raad van Toezicht heeft vastgesteld dat het bestuur, bestaande uit 10 personen, zeer deskundig is en over alle benodigde competenties en kennis beschikt.

Beheerst Beleggingsbeleid
In 2024 heeft de Raad van Toezicht het beleggingsbeleid en risicomanagement van het pensioenfonds nauwlettend gevolgd. De beleggingsportefeuille is breed gespreid om financiële risico's te verminderen, wat aanzienlijke governance inspanningen vereist. De beleggingscommissie, ondersteund door het bestuursbureau, heeft hierbij een belangrijke rol gespeeld. In 2024 werd de belegging in niet-genoteerd vastgoed omgezet naar een eigen mandaat, wat veel aandacht vroeg van de beleggingscommissie. Het bestuur kijkt ook naar toekomstige beleggingen in andere illiquide categorieën, private equity en infrastructuur. De Raad van Toezicht wil het bestuur meegeven om te evalueren of de toegevoegde waarde van de brede spreiding van de beleggingsportefeuille zodanig is dat deze opweegt tegen de extra governance inspanningen die daarmee gepaard gaan.

Het bestuur heeft in 2024 hard gewerkt om de uitkomsten van een risicopreferentie-onderzoek te vertalen naar een strategisch beleggingsbeleid voor de nieuwe solidaire premieregeling. Dit beleid werd vastgesteld na overleg met het Verantwoordingsorgaan en de Raad van Toezicht. De risicohouding is vervolgens voor een partiële beoordeling voorgelegd aan DNB. Daarna heeft het bestuur nog enkele vragen van DNB beantwoord met aanvullende informatie en/of onderbouwing. De Raad van Toezicht ziet hierin de bevestiging van een zorgvuldig doorlopen proces

Daarnaast heeft het bestuur besloten om de renteafdekking te verhogen naar 100% van de verplichtingen om de invaardekkingsgraad te beschermen. Het pensioenfonds heeft ook een aangescherpt beleid voor maatschappelijk verantwoord beleggen vastgesteld en blijft zoeken naar manieren om de beleggingen te verduurzamen.

Zorgvuldig risicomanagement
Het risicomanagement functioneerde in 2024 adequaat, ondanks de opheffing van de risicobeheercommissie. De nieuwe structuur verduidelijkt het onderscheid tussen de eerste en tweede lijn van risicobeheer. De Eigen Risicobeoordeling bevestigde de effectiviteit van het risicomanagement, hoewel enkele minder urgente zaken zijn uitgesteld naar 2025 vanwege capaciteitsproblemen.

III. Effectief intern toezichthouden en controle uitoefenen
De Raad van Toezicht en het Verantwoordingsorgaan worden actief betrokken bij belangrijke besluitvormingsprocessen en regelmatig bijgepraat. De pensioenhervorming brengt complexe materie met zich mee. Om de goede inspraak te blijven waarborgen is kennisvermeerdering en waar nodig het inwinnen van onafhankelijk advies van belang. De Raad van Toezicht ziet dat het bestuur zich hiervan bewust is en hiervoor ook de benodigde acties onderneemt.

IV. Verantwoording en inspraak organiseren
Het bestuur is transparant in zijn besluitvorming en houdt belanghebbenden op de hoogte via verschillende communicatiekanalen, wat vooral belangrijk is in het kader van de pensioenhervormingen.

V. Effectief functioneren van fondsorganen
In 2024 heeft de Raad van Toezicht zich gericht op het effectief functioneren van de fondsorganen. Het bestuur handelt zorgvuldig bij benoemingen en ontslag, en zorgt voor een diverse en complementaire samenstelling van de organen. Het pensioenfonds voert een verantwoord beloningsbeleid, waarbij de hoogte van de beloningen wordt vastgesteld op basis van richtlijnen van de Pensioenfederatie en marktvergoedingen. Dit beleid wordt regelmatig geëvalueerd en aangepast nadat het Verantwoordingsorgaan zijn advies en de Raad van Toezicht de goedkeuring hebben gegeven.

Pensioenhervorming
De Raad van Toezicht en het Verantwoordingsorgaan zijn ook in 2024 actief betrokken bij het traject Pensioenhervorming. De pensioenhervorming, inclusief het Transitieplan, waren centrale onderwerpen in de overleggen tussen het dagelijks bestuur en de Raad van Toezicht.

Eind 2022 kozen sociale partners voor de solidaire premieregeling. Dit werd in 2024 vastgelegd in een transitieplan. De Raad van Toezicht heeft eind april 2024 van het bestuur het concept transitieplan ontvangen met het verzoek goedkeuring te geven over de voorgenomen interne collectieve waardeoverdracht naar de solidaire premieregeling. Daarbij gaf het bestuur aan twee voorbehouden te moeten inbouwen, namelijk dat de achterbannen van de vakbonden nog geraadpleegd moesten worden. Het tweede voorbehoud had betrekking op de uitkomst van het risicopreferentie-onderzoek, waarbij het bestuur op basis van dit nieuwe onderzoek, bestandskenmerken en wetenschappelijke inzichten een nieuwe risicohouding zou vaststellen met nieuwe risicomaatstaven.

De Raad van Toezicht kan pas definitieve goedkeuring geven nadat deze voorbehouden van tafel zijn. Tegelijkertijd heeft de Raad van Toezicht in zijn reactie aangegeven dat hij zijn uiteindelijke goedkeuring kan geven op het voorgenomen besluit als de openstaande punten, die de Raad van Toezicht in zijn reactie had geadresseerd, waren afgehandeld. Een belangrijk punt dat de Raad van Toezicht in zijn goedkeuring heeft meegewogen was adequate risicobeheersing en integere bedrijfsvoering. Het bestuur is gevraagd dit punt nog duidelijker mee te nemen in diens verdere onderbouwing [1].

Om de pensioenhervorming te monitoren, stelde de Raad van Toezicht het document ‘Handvat beeldvorming Wtp’ op. Dit levende document volgt de ontwikkelingen rondom de transitie en implementatie van de nieuwe regeling. De leden van de Raad van Toezicht hebben elk een specifiek aandachtsgebied en verwerken hun waarnemingen over de pensioenhervorming op hun terrein in dit handvat.

De Raad van Toezicht constateerde dat het bestuur zorgvuldig te werk ging, met aandacht voor risicobeheersing en belangenafweging. De uitbestedingspartijen werden gemonitord op hun stappen richting het nieuwe pensioenstelsel. Datakwaliteit was en is een belangrijk aandachtspunt, onderzocht volgens een kader van de Pensioenfederatie.

Overige onderwerpen

Aanwijzing DNB
Het pensioenfonds ontving een aanwijzing van DNB vanwege een verschil van inzicht. Het bestuur heeft hier gehandeld in het belang van de belanghebbenden en heeft intensief gezocht naar mogelijkheden om het verschil van inzicht op te lossen. Hier is het bestuur op een evenwichtige wijze in geslaagd waarbij rekening is gehouden met de belangen van alle stakeholders. Het bestuur informeerde de Raad van Toezicht op een goede manier zodat de Raad van Toezicht zijn toezichtsrol op adequate wijze kon vervullen.

Ombudsman van Omroep Max
Gedurende het jaar meldde de ombudsman van Omroep Max vermeende fouten in de pensioenadministratie, gerelateerd aan de overgang van het ABP naar het PTT Pensioenfonds in 1989 en de samenlooptoeslag. De Raad van Toezicht constateerde dat het bestuur deze kwesties goed en objectief onderzocht, en correct contact onderhield met de ombudsman. Uiteindelijk is het oordeel van het bestuur geweest, dat conform de wet en de reglementen is gehandeld.

[1] De RvT heeft zijn goedkeuring op de voorgenomen collectieve waardeoverdracht in april 2025 kunnen afgeven.

In 2025 legt de Raad van Toezicht de nadruk op zowel korte als lange termijn doelen.

Focus korte termijn: Pensioenhervorming en Board Dynamics

Pensioenhervorming:
De Raad van Toezicht zal het document 'Handvat beeldvorming Wtp' blijven voorzien van zijn bevindingen. Om het omvangrijke project nauwgezet te volgen, zullen de gesprekken met de bestuursvoorzitter, het bestuur en het dagelijks bestuur frequenter worden.

Board Dynamics
De Raad van Toezicht zal zowel collectief als individueel vergaderingen van het bestuur en andere gremia bijwonen. Hierbij zal de Raad van Toezicht beoordelen of er effectief wordt samengewerkt, of de vergaderingen doelgericht worden geleid, of de meningen van alle deelnemers worden meegenomen, en of de rol en input van sleutelfunctiehouders in de besluitvorming worden meegenomen.

Focus lange termijn: Governance na de transitie
Voor de lange termijn, na de transitie naar de nieuwe pensioenregeling, zal de Raad van Toezicht zich richten op strategie, governance, risicomanagement en uitbesteding.

De Raad van Toezicht kijkt terug op een prettige en transparante samenwerking met het bestuur, het Verantwoordingsorgaan en de andere direct betrokkenen bij het pensioenfonds in 2024. De Raad van Toezicht hoopt deze goede samenwerking ook in 2025 voort te zetten. De Raad van Toezicht maakt zijn complimenten voor de inspanningen van het bestuur, bestuursbureau, Verantwoordingsorgaan en de externen die het bestuur in 2024 hebben ondersteund.

Driebergen, 23 mei 2025

De Raad van Toezicht:
dhr. A. Bakker
mw. L.E.M. Duijnstee
dhr. E.E. Hagen