3. Verantwoordingsorgaan

De statuten van het fonds vermelden: ”Het Verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het bestuur aan de hand van het bestuursverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht over het door het bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst waaronder de keuzes die van invloed zijn op de uitvoeringskosten. Dit oordeel wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop, bekend gemaakt en in het bestuursverslag opgenomen. Het oordeel omvat in ieder geval een oordeel over de gemaakte uitvoeringskosten.” Hiertoe kan het Verantwoordingsorgaan zich verstaan met andere organen van het pensioenfonds, zoals het bestuur, de Raad van Toezicht en de externe accountant en de externe actuaris. Het Verantwoordingsorgaan heeft recht op informatie die het met het oog op de uitoefening van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft.

Het Verantwoordingsorgaan adviseert het bestuur, gevraagd of uit eigen beweging, over verschillende onderwerpen zoals:

• het beleid inzake beloningen;
• de vorm en inrichting van het intern toezicht;
• de profielschets voor de leden van de Raad van Toezicht;
• het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure;
• het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid;
• het sluiten, wijzigen of beëindigen van de uitvoeringovereenkomst;
• de samenstelling van de feitelijke premie en de hoogte van de premiecomponenten.

In de aanloop naar de nieuwe SPR-pensioenregeling heeft het Verantwoordingsorgaan adviesrecht over de voorgenomen collectieve waardeoverdracht met inbegrip van het aanwenden van het vermogen van het pensioenfonds bij de collectieve waardeoverdracht.

Het Verantwoordingsorgaan geeft daarnaast een bindende voordracht aan het bestuur over de benoeming van de leden van de Raad van Toezicht. De leden van het Verantwoordingsorgaan van de geleding pensioengerechtigden dragen het bestuur de kandidaat voor die namens de pensioengerechtigden in het bestuur zitting kan nemen.

Het Verantwoordingsorgaan bestaat uit zes leden, twee vanuit elk van de drie geledingen werkgever, deelnemers en pensioengerechtigden.

Tot en met maart 2024 was Erwin Verweij voorzitter van het Verantwoordingsorgaan. Sinds 1 april 2024 bekleedt Dave Middelburg die functie, die tot die tijd vicevoorzitter was. Met deze wisseling ontstond een vacature in het Verantwoordingsorgaan, vanuit de vertegenwoordiging van de werkgever. Deze vacature is per 1 juli 2024 ingevuld door Karen Theunisse-den Engelsman.

Daarnaast ontstonden in dit verslagjaar nog twee vacatures in het Verantwoordingsorgaan, waarvan de kandidaten via verkiezingen zijn benoemd. Deze vacatures zijn eveneens per 1 juli 2024 ingevuld:

• Anne van Baarle is namens de deelnemers herkozen. Anne gaat daarmee zijn tweede zittingstermijn in.
• Gérard Aben is namens de pensioengerechtigden gekozen. Gérard volgde Henk van Bruggen op die na een zittingstermijn van 10 jaar afscheid heeft genomen van het Verantwoordingsorgaan.

Met deze wisselingen zijn alle zetels van het Verantwoordingsorgaan weer ingevuld:

• Dave Middelburg (voorzitter) en Karen Theunisse-den Engelsman, leden namens de werkgever.
• Anne van Baarle (vicevoorzitter) en Mariëtte Wolters (secretaris), leden namens de deelnemers.
• Paul Langeveld en Gérard Aben, leden namens de pensioengerechtigden.

Conform de Code Pensioenfondsen 2024 heeft het Verantwoordingsorgaan bij het opstellen van de profielschets waaraan nieuwe leden dienen te voldoen rekening gehouden met het diversiteits- en inclusiebeleid van het pensioenfonds. Dit beleid ziet toe op de mate van diversiteit op alle voor het pensioenfonds relevante maatschappelijke aspecten, waaronder geslacht of genderidentiteit, leeftijd en sociaal-culturele achtergrond. Er is op dit moment binnen het Verantwoordingsorgaan voldoende variatie ten aanzien van genderdiversiteit, en er is ten minste één persoon jonger dan 40 jaar. Hiermee wordt ook aan die norm in de nieuwe code voldaan.

Overleggen
Het Verantwoordingsorgaan heeft in aanvulling op de reguliere vergaderingen specifiek in 2024 in het kader van de aanloop naar de nieuwe SPR-pensioenregeling veel extra overleg- en afstemmomenten gekend. Een korte opsomming van het totale aantal:

• 8 reguliere vergaderingen;
• 3 specifieke informatiesessies over het risicopreferentieonderzoek en de risicohouding waarbij ook de leden van de Raad van Toezicht aanwezig waren;
• 16 extra overleggen ter voorbereiding op het specifieke advies van het Verantwoordingsorgaan over het besluitvormingsdocument van het bestuur bij het concept Transitieplan naar de nieuwe SPR-pensioenregeling;
• 6 extra overleggen ter voorbereiding op het advies op de overige adviesaanvragen van het bestuur;
• 3 extra overleggen over speciale onderwerpen waaronder de DNB-aanwijzing, het vaststellen van het Jaarwerk 2023 en de speerpunten van het Verantwoordingsorgaan voor 2024.

Tijdens de reguliere vergaderingen is het Verantwoordingsorgaan door de voorzitter van het bestuur en de directeur van het bestuursbureau geïnformeerd over lopende dossiers, actualiteiten en relevante beleidsontwikkelingen. Zij gaven vaak ook een eerste toelichting op de (aanstaande) adviesaanvragen. Daarnaast was er voldoende ruimte om hen vragen voor te leggen. In een aantal van de reguliere vergaderingen gaven leden van bestuurscommissies toelichting op specifieke onderwerpen die binnen hun portefeuille vallen.

Overleg Verantwoordingsorgaan en Raad van Toezicht
Het Verantwoordingsorgaan heeft in dit verslagjaar drie keer overleg gehad met de voltallige Raad van Toezicht. Tijdens een overleg in het voorjaar gaf de Raad van Toezicht toelichting op zijn concept Toezichtrapport over 2023. In het najaar werden de wederzijdse bevindingen en aandachtspunten uitgewisseld van onderwerpen die de afgelopen periode op de agenda van beide fondsorganen stonden. In een extra overleg stond het specifieke advies over het concept Transitieplan centraal. Daarnaast hebben de voorzitters van het Verantwoordingsorgaan en de Raad van Toezicht elkaar meerdere keren één-op-één gesproken.

Adviestrajecten
Het Verantwoordingsorgaan heeft in het voorjaar van 2024 een specifiek beoordelingskader opgesteld waarlangs het de adviesaanvraag over het besluitvormingsdocument bij het (concept) Transitieplan heeft beoordeeld. Vanwege de grote hoeveelheid informatie, het zwaarwegende belang van de transitie, de complexiteit van de materie, en de verschillende criteria die het Verantwoordingsorgaan belangrijk acht, heeft dit specifieke beoordelingskader houvast geboden voor het geven van een zorgvuldig en afgewogen advies. Het beoordelingskader is nadien in een neutrale opzet als basis gehanteerd voor het behandelen van opvolgende adviesaanvragen. Het Verantwoordingsorgaan heeft zowel het specifieke beoordelingskader alsook de neutrale basisvariant proactief gedeeld met het bestuur en bestuursbureau. Dit maakt het mogelijk om bij het opstellen van adviesaanvragen door het bestuur zowel de inhoudelijke elementen alsook de processtappen van het beoordelingskader van het Verantwoordingsorgaan te betrekken. Dit heeft voor beide partijen een positieve uitwerking gehad.

Opleiding en ontwikkeling
Het Verantwoordingsorgaan heeft in 2024 voldoende aandacht kunnen besteden aan opleiding en ontwikkeling. Zo hebben de leden toegang tot verschillende vaktechnische en pensioeninhoudelijke platforms. Ook hebben enkele leden opleidingen gevolgd, zodat het Verantwoordingsorgaan als collectief opgeleid is op (minimaal) deskundigheidsniveau A. Het bestuur heeft op diverse momenten het Verantwoordingsorgaan meegenomen in de voorgenomen besluiten over de inrichting en voortgang van de nieuwe pensioenregeling. Het Verantwoordingsorgaan heeft ruimschoots de gelegenheid gekregen om hier kennis van te nemen, vragen te stellen en ook op deze wijze op inhoud te leren en ontwikkelen. Het Verantwoordingsorgaan heeft deze informatiebijeenkomsten van het pensioenfonds zeer gewaardeerd.

Zelfevaluatie
In maart 2024 heeft het Verantwoordingsorgaan onder leiding van een externe onafhankelijke partij een uitvoerige zelfevaluatie gedaan. Hierbij is feedback van het bestuur en de Raad van Toezicht over het functioneren van het Verantwoordingsorgaan betrokken. De uitkomsten gaven een heldere reflectie op het functioneren van het Verantwoordingsorgaan in de afgelopen periode: het Verantwoordingsorgaan blijft ambitieus, maar realiseert zich dat niet op alle vraagstukken het hoogste streven nodig is. Het Verantwoordingsorgaan blijft inzetten op een constructief-kritische rol, neemt gerichte acties om de rolvastheid van het Verantwoordingsorgaan verder te versterken en zal in de ondersteuning steeds vaker het bestuursbureau betrekken. In de sectie ‘Taakopvatting van het Verantwoordingsorgaan’ wordt nader ingegaan op de praktische invulling van verdere borging van de rolvastheid van het Verantwoordingsorgaan. In algemene zin bevestigde de evaluatie de positieve onderlinge samenwerking van het Verantwoordingsorgaan.

Ondersteuning
Bij de voorbereiding van alle overleggen, de bewaking/opvolging van actiepunten en de uit te brengen adviezen is het Verantwoordingsorgaan in 2024 naar tevredenheid breder ondersteund door de fondssecretaris van het bestuursbureau. Specifiek bij de analyse van en het geven van advies op de zwaarwegende adviesaanvraag inzake het besluitvormingsdocument bij het (concept) Transitieplan heeft het Verantwoordingsorgaan externe advisering ingehuurd.

Het Verantwoordingsorgaan heeft in 2024 in totaal zes adviezen uitgebracht.

 1.    In vervolg op de opdracht van sociale partners om over te stappen naar een nieuwe solidaire premieregeling en hun verzoek tot een interne collectieve waardeoverdracht, hebben sociale partners de afspraken van de nieuwe pensioenregeling vastgelegd in het concept Transitieplan van 29 april 2024. De adviesaanvraag van het bestuur over dit concept Transitieplan omvatte een Besluitvormingsdocument en een grote hoeveelheid bijlagen. Eind mei 2024 gaf het Verantwoordingsorgaan in zijn advies aan unaniem positief te zijn over de voorgenomen interne collectieve waardeoverdracht naar de solidaire premieregeling. Het Verantwoordingsorgaan vroeg het bestuur om specifieke aandacht voor acht aanbevelingen en tien voorwaarden bij dit advies. Het Verantwoordingsorgaan heeft met veel belangstelling de behandeling en opvolging van deze aanbevelingen en voorwaarden gemonitord en bewaakt.

2.    In juni 2024 adviseerde het Verantwoordingsorgaan positief op het plan van aanpak klantbediening. Het Verantwoordingsorgaan verzocht het bestuur onder andere een helder beeld van alle mogelijke klantreizen te delen. In deze klantreizen streeft het pensioenfonds naar een onderscheidende klantbediening bij een belangrijke gebeurtenis zoals met pensioen gaan, arbeidsongeschiktheid of overlijden. Op die momenten wil het pensioenfonds de deelnemer of diens partner met duidelijke (proces)informatie ondersteunen. Het Verantwoordingsorgaan heeft het bestuur gevraagd een kritisch oog te houden op de uitgaven in relatie tot de meerwaarde van de voorgestelde klantreizen.

3.    In juni 2024 heeft het Verantwoordingsorgaan advies uitgebracht over het nieuw geformuleerde klachtenbeleid. Het Verantwoordingsorgaan juicht het verbeteren van het klachtenbeleid toe. Met rekenschap van enkele aandachtspunten en aanbevelingen, adviseerde het Verantwoordingsorgaan positief over dit nieuw geformuleerde klachtenbeleid.

4.    In juni 2024 bracht het Verantwoordingsorgaan een advies uit over het voorgenomen besluit het beloningsbeleid van het pensioenfonds aan te passen. Met beoordeling en rekenschap van enkele aandachtspunten en aanbevelingen, heeft het Verantwoordingsorgaan positief geadviseerd over het aangepaste beloningsbeleid.

5.    In december 2024 heeft het Verantwoordingsorgaan positief geadviseerd over het concept communicatieplan ‘Inzicht in uw nieuwe pensioen’ waarin de planning en de boodschappen inzake communicatie over de nieuwe pensioenregeling nauwgezet in kaart zijn gebracht. Het Verantwoordingsorgaan beoordeelde het communicatieplan als een goed en compleet plan, met zowel adequate focus op het proces als op de boodschappen voor de verschillende groepen deelnemers. Als onderdeel van het advies is het bestuur verzocht het Verantwoordingsorgaan te informeren over de terugkoppeling na indiening van het communicatieplan bij de AFM en mogelijke essentiële wijzigingen op het communicatieplan.

6.    In december 2024 heeft het Verantwoordingsorgaan een positief advies uitgebracht over het gelijk houden van de premie voor de Anw-aanvulling voor 2025. Daarbij vroeg het met name aandacht voor een adequate keuzebegeleiding van de deelnemer. De deelnemer heeft namelijk jaarlijks een vrijwillig keuze deze verzekering al dan niet te verlengen. Daarbij past een goed inzicht in de financiële situatie alvorens de deelnemer een afgewogen besluit kan nemen om de regeling al dan niet voort te zetten.

In aanvulling op deze zes adviezen heeft het Verantwoordingsorgaan in 2024 een selectieproces doorlopen voor het vinden en bindend voordragen van een nieuwe voorzitter van de Raad van Toezicht. In de persoon van Albert Bakker is een geschikte opvolger gevonden en benoemd. Het Verantwoordingsorgaan dankt Peter Ploegsma hartelijk voor zijn inzet gedurende zijn periode als voorzitter van de Raad van Toezicht.

Tevens hebben de twee leden van het Verantwoordingsorgaan vanuit de geleding van pensioengerechtigden zitting genomen in de selectiecommissie voor de werving van een nieuw bestuurslid namens de pensioengerechtigden. Het nieuw aan te treden bestuurslid zal zitting nemen in het bestuur vanaf juni 2025. In november 2024 is de selectiecommissie van start gegaan en eind december 2024 is de relevante doelgroep uitgenodigd zich kandidaat te stellen voor deze bestuursfunctie. Uit de ontvangen reacties en het doorlopen selectieproces heeft de selectiecommissie begin 2025 een voordracht uitgebracht aan het bestuur.

In het jaar 2024 heeft het Verantwoordingsorgaan zich op de volgende speerpunten gericht:

• Pensioenhervorming
• Taakopvatting van het Verantwoordingsorgaan 

Pensioenhervorming
De pensioenhervorming is in 2024 het meest belangrijke dossier geweest en veel aandacht van het Verantwoordingsorgaan ging daarnaar uit. Het Verantwoordingsorgaan is positief over de wijze waarop het bestuur in nauwe samenwerking met het bestuursbureau uitvoering geeft aan dit omvangrijke dossier. Het Verantwoordingsorgaan ziet dat de voorbereidingen een groot beslag leggen op de bestuurstafel. Op proces en op inhoud bewaakt het bestuur zorgvuldig de voortgang van het traject op weg naar de nieuwe pensioenregeling. Het bestuur informeert het Verantwoordingsorgaan hier ook proactief en transparant over. Qua inhoud heeft het bestuur het Verantwoordingsorgaan meegenomen aan de hand van verdiepingssessies. Deze sessies gingen onder andere over (deelelementen van) het risicopreferentieonderzoek, het transitieplan en het communicatieplan. Qua proces heeft het bestuur opgemerkt dat het tijdpad, mede door de grote hoeveelheid voorbereidende werkzaamheden bij de pensioenuitvoerder, onder hoge druk staat. Het Verantwoordingsorgaan heeft het grote belang van een beheerste en kwalitatief goede transitie in deze benadrukt. Het Verantwoordingsorgaan is van oordeel dat het bestuur zich hier ten volle van bewust is. Het bestuur betrekt de belangen van alle stakeholders op adequate wijze bij de behandeling van dit vraagstuk.

Taakopvatting van het Verantwoordingsorgaan
De Monitoringscommissie Code Pensioenfondsen kwam in januari 2024 met een briefadvies, waarin zij aangeeft dat een goede taakopvatting van het Verantwoordingsorgaan essentieel is voor het behouden van invloed binnen het bestuursmodel. Door te blijven aansluiten bij de hoofdlijn van zijn verantwoordelijkheden kan het Verantwoordingsorgaan een belangrijke bijdrage leveren aan het effectief functioneren van het pensioenfonds. Tijdens de zelfevaluatie in maart 2024 zijn de leden van het Verantwoordingsorgaan onder andere dieper ingegaan op de rolvastheid van het Verantwoordingsorgaan. De balans tussen de inspanning en te behalen resultaten was onderdeel van deze reflectie. Vanuit de zelfevaluatie heeft het Verantwoordingsorgaan in 2024 nadere focus gegeven aan het helderder formuleren van het doel en de scope van een agendapunt of het uitbrengen van een advies. Hierbij wordt bewuster afgewogen welke vragen beantwoord moeten worden ten behoeve van de taak van het Verantwoordingsorgaan. Als concrete uitkomst zijn onder andere voorleggers bij de agendapunten en het eerdergenoemde beoordelingskader voortgekomen. Beide verbeterstappen hebben hun nut bewezen bij de bewaking van de rolvastheid.

Naast deze specifieke aandachtsgebieden heeft het Verantwoordingsorgaan in 2024 tevens aandacht gehad voor een ander belangrijk aspect: de uitvoeringskosten. Aanvullend zal het zich in 2025 verdiepen in de eind 2024 door het bestuur uitgevoerde Eigen Risico Beoordeling.

Uitvoeringskosten en kostenontwikkeling
Vanwege de extra aandacht die het Verantwoordingsorgaan gedurende 2022 en 2023 heeft besteed aan de uitvoeringskosten en kostenontwikkeling, heeft de financiële commissie van het bestuur verschillende verbeteringen doorgevoerd op het gebied van processen en rapportages. Aanvullend heeft het bestuur besloten om deel te nemen aan de CEM-benchmarking 2023 en de Bell kostenbenchmark 2024 om een beter en dieper inzicht te krijgen in kosten, mede in relatie tot rendement, risico en toegevoegde waarde. De uitkomsten van de CEM-benchmarking 2023 zijn met het Verantwoordingsorgaan gedeeld en door de financiële commissie toegelicht in maart 2024.

In april 2025 heeft de financiële commissie de uitvoeringskosten en kostenontwikkeling over boekjaar 2024 en de uitkomsten van de Bell kostenbenchmark 2024 naar tevredenheid aan het Verantwoordingsorgaan toegelicht. Logischerwijs zijn deze kosten sterk beïnvloed door alle voorbereidende stappen in het kader van de overgang naar de solidaire premieregeling. Als onderdeel van de informatievoorziening over de pensioentransitie zelf is het Verantwoordingsorgaan in 2024 periodiek geïnformeerd over de ontwikkeling van deze kosten. Uit deze periodieke rapportages blijkt duidelijk hoe het bestuur deze kosten volgt en stuurt.

Eigen Risico Beoordeling
Eind 2024 heeft het bestuur de Eigen Risico Beoordeling (ERB) rapportage afgerond. Het Verantwoordingsorgaan zal zich hier in 2025 in verdiepen en de sleutelfunctiehouder Risicobeheer uitnodigen om hierbij een toelichting te geven.

Rol bestuur
Het Verantwoordingsorgaan is tevreden over de rol die het bestuur heeft gespeeld in 2024. De pensioenhervorming blijft een groot en belangrijk dossier. In 2024 zijn meerdere belangrijke stappen voorwaarts gezet, maar met het verstrijken van de tijd wordt het tijdpad evenzo steeds wat kritischer. Het Verantwoordingsorgaan constateert dat het bestuur, binnen zijn mogelijkheden, de voortgang proactief monitort en bewaakt, en probeert te versnellen als mogelijk. Hierbij heeft het bestuur voldoende oog voor alle stakeholders, waaronder het Verantwoordingsorgaan. Het bestuur heeft ook zijn meer reguliere taken adequaat uitgevoerd, denk aan de doorvertaling en uitvoering van het strategisch (jaar)plan naar de jaarplannen van de verschillende commissies. En ook op het gebied van duurzaamheid zijn in 2024 verdere stappen gezet om de beleggingen nog meer klimaatneutraal te laten zijn. Het Verantwoordingsorgaan is, onder meer door de integrale fondsrapportages die het bestuur periodiek verstrekt, over al deze elementen gedurende het jaar goed op de hoogte gehouden.

Informatieverstrekking door het bestuur
De tijdigheid en volledigheid van het delen van informatie met het Verantwoordingsorgaan is doorgaans voldoende gewaarborgd in 2024. Het Verantwoordingsorgaan wordt goed meegenomen in lopende en actuele ontwikkelingen en in de pensioenhervorming in het bijzonder. Het gezamenlijk optrekken met oog voor ieders rol, helpt het Verantwoordingsorgaan in de eigen rol bij zijn beeld-, oordeels- en besluitvorming.

Besluitvorming door het bestuur
Het Verantwoordingsorgaan is tevreden over de besluitvormingsprocessen van het bestuur. Er is veel aandacht voor analyses, en keuzemogelijkheden worden kwalitatief en, indien van toepassing, kwantitatief afgewogen. Actuele ontwikkelingen worden hierin meegenomen en indien noodzakelijk maakt het bestuur gebruik van externe expertise. De vastlegging vindt plaats in notulen en besluitvormingsdossiers. In relatie tot adviesaanvragen ziet het Verantwoordingsorgaan ruimte tot verdere groei in de breedte van de onderbouwing en positionering van evenwichtige belangenafweging. In een open dialoog met het bestuur en bestuursbureau zijn de onderlinge aandachts- en verbeterpunten nader uitgewisseld.

Input Raad van Toezicht
Het Verantwoordingsorgaan heeft het concept intern toezichtrapport over 2024 van de Raad van Toezicht ontvangen en met de Raad van Toezicht besproken. Het Verantwoordingsorgaan heeft zijn waardering uitgesproken richting de Raad van Toezicht over de inhoud van dit rapport en heeft dit rapport meegenomen in het komen tot het algemeen oordeel.

Conclusie
Alles overwegende komt het Verantwoordingsorgaan tot de conclusie dat het bestuur op een zorgvuldige, adequate, en evenwichtige wijze zijn taken heeft uitgevoerd in 2024. Het stemt het Verantwoordingsorgaan tevreden dat de overgang naar de solidaire premieregeling in al haar facetten en uitdagingen volop aandacht heeft gekregen en ook in 2025 nadrukkelijk op de agenda van het bestuur zal staan. Dat geeft het Verantwoordingsorgaan vertrouwen in een beheerste en verantwoorde transitie naar de nieuwe regeling. Het Verantwoordingsorgaan oordeelt hiermee positief over het handelen van het bestuur in 2024, dankt het bestuur en het bestuursbureau voor de gedane inspanningen en ziet uit naar de samenwerking in 2025. 

Voor 2025 heeft het Verantwoordingsorgaan een specifiek aandachtsgebied vastgesteld: de pensioenhervorming.

Pensioenhervorming
De transitie naar de nieuwe pensioenregeling zal ook in 2025 belangrijk zijn voor het Verantwoordingsorgaan en veel aandacht krijgen. Hierbij zal de focus vooral liggen op de implementatie van het transitieplan/de solidaire premieregeling, en de communicatie met de deelnemers. In de fase van de implementatie zal het Verantwoordingsorgaan zich, naast de gebruikelijke aandachtspunten zoals benoemd in het beoordelingskader, in het bijzonder richten op de onderwerpen datakwaliteit en IT-risico.

Driebergen, 23 mei 2025

Het Verantwoordingsorgaan:
dhr. G. Aben
dhr. A.F. van Baarle
dhr. P. Langeveld
dhr. D. Middelburg
mw. C.K. Theunisse-den Engelsman
mw. M. Wolters